Ո Ր Ո Շ ՈՒ Մ

ԵՐԵՎԱՆԻ ՔԱՂԱՔԱՊԵՏԱՐԱՆԻ ԱՇԽԱՏԱԿԱԶՄԻ ՆԵՐՔԻՆ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿԱՐԳԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ

Ղեկավարվելով «Երևան քաղաքում տեղական ինքնակառավարման մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի 52-րդ հոդվածի 1-ին մասի 1-ին կետով և «Տեղական ինքնակառավարման մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի 33-րդ հոդվածի 1-ին մասի 4-րդ կետով.

1. Հաստատել Երևանի քաղաքապետարանի աշխատակազմի ներքին գործավարության կարգը` համաձայն հավելվածի:

2. Սույն որոշումն ուժի մեջ է մտնում պաշտոնական հրապարակման օրվան հաջորդող տասներորդ օրը:

Կ Ա Ր Գ

ԵրԵՎանի քաղաքապետարանի աշխատակազմի ներքին գործավարության

 1. Ընդհանուր դրույթներ

1.1 Սույն կարգով սահմանվում է Երևանի քաղաքապետարանի աշխատակազմի (այսուհետ՝ քաղաքապետարան) կառուցվածքային և առանձնացված ստորաբաժանումներում (այսուհետ՝ ստորաբաժանում) ներքին գործավարության կազմակերպման ու իրականացման ընթացակարգը: Այն նախատեսված է քաղաքապետարանում փաստաթղթերի ընդունման և գրանցման, դրանց քննարկման և փաստաթղթերի պատրաստման, ինչպես նաև փաստաթղթերի կապակցությամբ քաղաքապետի, նրա տեղակալների և խորհրդականների, քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարի, Երևան քաղաքի գլխավոր ճարտարապետի (այսուհետև՝ քաղաքապետարանի ղեկավարություն) և քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների ղեկավարների կողմից տրված հանձնարարականների կատարման հսկողությունը կազմակերպելու համար:

1.2 Քաղաքապետարանի գործավարությունն իրականացվում է էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության ավտոմատացված համակարգի (այսուհետ՝ համակարգ) միջոցով՝ «յունիկոդ» տառատեսակով:

1.3 Քաղաքապետարանի համակարգից օգտվողների ցանկը, օգտվելու կարգը, թղթակցական պայմանանշանները, Երևանի քաղաքապետի որոշման կամ կարգադրության նախագծի հիմքում առկա անհրաժեշտ փաստաթղթերի ցանկն ու հասցեաթերթիկի /առաքման թերթի/ ձևը սահմանվում են Երևանի քաղաքապետի որոշմամբ:

1.4 Համակարգից օգտվողներին տրվում է ծածկաբառ և գաղտնաբառ ունենալու իրավունք:

1.5 Անհրաժեշտության դեպքում՝ ցանկացած ժամանակ համակարգից օգտվողը կարող է փոխել համակարգից օգտվելու իր գաղտնաբառը, սակայն ոչ ուշ քան երեք ամիսը մեկ անգամ: Գաղտնաբառը փոխելուց պարտադիր չէ փոխել ծածկաբառը (օգտվողի անունը և ազգանունը համակարգում):

 Արձակուրդ գնալու, գործուղման մեկնելու կամ այլ պատճառներով բացակայելու, ինչպես նաև զբաղեցրած պաշտոնից ազատվելու դեպքում, տվյալ անձի ծածկաբառը կարող է պահպանվել՝ նշված պաշտոնում նրան փոխարինող անձին նյութերը փոխանցելու և օգտագործելու համար:

1.6 Համակարգից օգտվողի անվամբ համակարգում կատարված ցանկացած մակագրություն պետք է համապատասխանի փաստաթղթի վրա կատարված մակագրությանը:

1.7 Համակարգից օգտվող աշխատակիցները յուրաքանչյուր օր համապատասխան հաշվետվություններով պետք է տեղեկացված լինեն էլեկտրոնային համակարգում իրենց նամականիում առկա փաստաթղթերից: Համակարգում պետք է գրանցվի աշխատակցի կողմից հաշվետվության դիտման և տվյալ նյութի առկայության մասին տեղեկանալու փաստը:

1.8 Սույն կարգի պահանջները չեն տարածվում գաղտնի բնույթ ունեցող ծառայողական բոլոր փաստաթղթերի վրա: «Գաղտնի» կամ «Ծառայողական օգտագործման համար» գրառում ունեցող փաստաթղթերի հետ աշխատանքը կարգավորվում է «Պետական և ծառայողական գաղտնիքի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի և Հայաստանի Հանրապետության կառավարության 1997 թվականի դեկտեմբերի 30-ի N 626 որոշմամբ հաստատված հրահանգի պահանջներին համապատասխան:

1.9 Քաղաքապետարանում գործավարության ճիշտ կազմակերպման և վարման պատասխանատվությունը կրում են քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարությունը, Երևանի վարչական շրջանների ղեկավարների աշխատակազմերի ընդհանուր բաժինները:

 Սույն կետի պահանջները տարածվում են նաև Երևանի քաղաքապետի համապատասխան որոշումներով ստեղծված հանձնաժողովների, Երևանի ավագանու խմբակցությունների և մշտական գործող հանձնաժողովների վրա:

1.10 Քաղաքապետարանի ստորաբաժանումներում գործավարության ճիշտ կազմակերպումը և գործավարական միասնական համակարգի իրականացման հսկողությունը դրվում է քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարության, քաղաքապետարանի համապատասխան ստորաբաժանումների վրա:

 Գործավարության աշխատանքի ընդհանուր ղեկավարումը և կազմակերպումը իրականացնում է քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարը, իսկ գործավարական միասնական համակարգի իրականացման վերահսկողությունը քաղաքապետարանի ստորաբաժանումներում իրականացնում են այդ ստորաբաժանումների աշխատանքները համակարգող (այսուհետ՝ համակարգող) պաշտոնատար անձինք:

 Քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարի հանձնարարությամբ, յուրաքանչյուր տարվա առաջին եռամսյակում, քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարությունը կազմակերպում է սեմինար՝ քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների գործավարների և գործավարությամբ զբաղվող աշխատակիցների հետ, նրանց մշտապես ցուցաբերում է մեթոդական օգնություն:

2. Փաստաթղթերի ընդունումը և վարչական վարույթը

2.1 Փաստաթղթերի ընդունումը և վարչական վարույթն իր մեջ ներառում է այն գործընթացը, որն սկսվում է քաղաքապետարանի ստորաբաժանումներում փաստաթղթի ընդունմամբ, դիմումի կամ գրության և դրան կից ստացված բոլոր փաստաթղթերի էլեկտրոնային պատկերատպման, կցման և արխիվացման աշխատանքների իրականացմամբ, ֆիզիկական կամ իրավաբանական անձանց ներկայացուցիչների կողմից առձեռն փաստաթղթեր ներկայացնելու դեպքում՝ իրավաբանական կամ մասնագիտական անվճար խորհրդատվության մատուցմամբ և նրանց ներկայությամբ համակարգ փաստաթղթի մուտքագրմամբ ու ծանուցման տրամադրմամբ, վերջանում է ըստ մակագրության կատարողներին առաքմամբ:

 Փաստաթղթերի ընդունման և վարչական վարույթի իրականացման կանոնները սահմանվում են ՀՀ կառավարության 2004թ. հունիսի 25-ի «Վարչական վարույթի վերաբերյալ գործերի, դրանց հաշվառման գրանցամատյանների և վարչական ակտերի հաշվառման գրանցամատյանների վարման կարգն ու պայմանները սահմանող օրինակելի կարգը հաստատելու մասին» N 975-Ն որոշմամբ:

2.2 Քաղաքապետարան փաստաթղթերը կարող են ստացվել՝ Հայաստանի Հանրապետության կառավարությանն առընթեր ազգային անվտանգության ծառայության Սուրհանդակային կապի վարչության, «Հայփոստ» փակ բաժնետիրական ընկերության միջոցով և առձեռն՝ ֆիզիկական և իրավաբանական անձանցից:

Քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների գործառույթներին վերաբերող առձեռն ներկայացված ֆիզիկական և իրավաբանական անձանց գրություններին և դիմումներին պետք է կցված լինեն հարցի քննարկման համար անհրաժեշտ փաստաթղթերը:

Երևանի քաղաքապետարանի պաշտոնական համացանցային կայքում և (կամ) փաստաթղթերի ընդունման աշխատավայրերում ՝ տեսանելի վայրում տեղադրվում են տիպային բնույթի հարցերի շրջանակներին առնչվող անհրաժեշտ փաստաթղթերի ցանկը, ելնելով տվյալ ոլորտը կարգավորող իրավական ակտերի պահանջներից:

Փոստով ստացված գրություններին և դիմումներին կից՝ հարցի ընթացքը կարգավորելու համար անհրաժեշտ փաստաթղթերի բացակայության դեպքում, համապատասխան ստորաբաժանումների կողմից դիմողին առաջարկվում է՝ «Վարչարարության հիմունքների և վարչական վարույթի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքով սահմանված ժամկետում համալրել պահանջվող փաստաթղթերի ցանկը:

2.3 Քաղաքապետարանի ղեկավարությանը և կառուցվածքային ստորաբաժանումներին հասցեագրված բոլոր փաստաթղթերն ընդունվում են Արգիշտիի հ.1, Փ. Բուզանդի հ.1/3, Գ. Լուսավորչի հ.7 հասցեներում, իսկ քաղաքապետարանի աշխատակազմի առանձնացված ստորաբաժանումների ղեկավարներին հասցեագրված փաստաթղթերը՝ ընդունվում են նրանց աշխատավայրերում (նստավայրերում):

2.4 Քաղաքապետարանի ստորաբաժանումներում գործավարությամբ զբաղվող պատասխանատու անձանց կողմից բացվում են բոլոր ծրարները: «Անձամբ» մակագրությամբ ծրարների դեպքում, նշվում է միայն դրանց ստացման ամսաթիվը, համարը և ուղարկողը: Այդ ծրարները չեն բացվում և փակ վիճակում հանձնվում են հասցեատերերին:

2.5 Քաղաքապետարան ստացված Հայաստանի Հանրապետության Նախագահի հրամանագրերը և կարգադրությունները, Հայաստանի Հանրապետության կառավարության և վարչապետի որոշումները և արձանագրությունները մուտքագրվում են քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարության ընդհանուր բաժնում /այսուհետ՝ ընդհանուր բաժին/՝ համակարգի միջոցով և ըստ մակագրության առաքվում են կատարողներին:

Կարևոր հրատապ հեռագրերը, հեռախոսագրերը ղեկավարության քննարկմանն են հանձնվում անմիջապես:

Շտապ և հատուկ կարևորություն ունեցող փաստաթղթերի համար համակարգում կատարվում է առանձին նշում, որի մասին հանձնարարականը կատարողն անմիջապես տեղեկացվում է 1.7 կետում նշված հաշվետվություններով:

2.6 Քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների կողմից ընդունված յուրաքանչյուր նոր մտից փաստաթուղթ գրանցվում է համակարգում՝ պատկերատպումով (սկաներով): Փաստաթղթի առաջին էջի ներքևի աջ մասում դրվում է դրոշմակնիք, որի վրա նշվում է տարեթիվը, գրանցման հերթական համարը, ինչպես նաև ամսաթիվը, որը պետք է համապատասխանի համակարգի մտից համարին: Իսկ դիմումների դեպքում դրոշմակնիքի վրա գրանցվում է քաղաքացու ազգանվան առաջին տառը (կոլեկտիվ նամակի դեպքում` «Կ») ու ընթացիկ տարում տվյալ տառի կտրվածքով նամակի հերթական համարը, ամսաթիվը և տարեթիվը:

2.7 Փաստաթղթերը ընդհանուր բաժնում գրանցվելուց հետո, դրանք զեկուցվում են քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարին՝ Երևանի քաղաքապետին մակագրության ներկայացնելու կամ համապատասխան համակարգողին փոխանցելու համար:

2.8 Ստացված փաստաթղթերը Երևանի քաղաքապետին ներկայացնելու անհրաժեշտությունը (ելնելով դրանց կարևորության աստիճանից) որոշում է քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարը և համակարգողը:

2.9 Մակագրությունը պետք է պարունակի հետևյալ պարտադիր տարրերը` կատարող, կատարման գործողությունների բովանդակություն, կատարման ժամկետ, մակագրողի անձնական ստորագրություն և ամսաթիվ:

2.10 Մակագրությունը, որպես կանոն, պետք է դրվի անմիջապես փաստաթղթի վրա, տեքստից ազատ տեղում, բայց ոչ լուսանցքում, որը նախատեսվում է գործերը կազմելու և կարելու համար: Մակագրության նպատակով օգտագործվում է նաև հատուկ ձևաթուղթ:

2.11 Ստացված փաստաթղթերի առնչությամբ տրված հանձնարարականները մուտքագրվում են համակարգ: Մակագրված փաստաթղթերը նույն օրն առաքվում են կատարողներին:

2.12 Եթե Երևանի քաղաքապետի կողմից հանձնարարությունը տրվում է մի քանի համակարգող պաշտոնատար անձանց կամ ստորաբաժանումների ղեկավարներին միաժամանակ, ապա փաստաթղթերը ընդհանուր բաժնի կողմից բազմացվում և առաքվում են կատարողներին մեկական օրինակ: Մակագրության պատասխանատու կատարող համարվում է այն համակարգող պաշտոնատար անձը կամ ստորաբաժանումը, որի դիմաց մակագրողը գրել է «հավաք» բառը:

Համակարգող պաշտոնատար անձի մակագրության մեջ այդ բառը կամ «V» նշանը բացակայելու դեպքում, հանձնարարականի կատարման կազմակերպումն ու պատասխանատվությունը, պատասխան զեկուցագրի, առաջարկության նախապատրաստումը դրվում է մակագրությունում նշված առաջին կատարողի վրա: Հանձնարարությունը ստացած մյուս ստորաբաժանումները պարտավոր են կատարման ենթակա փաստաթղթերի վերաբերյալ պատասխանատու կատարողին առաջարկություններ, դիտողություններ և անհրաժեշտ նյութեր ներկայացնել սահմանված ժամկետի 2/3-ում, որպեսզի վերջինս հնարավորություն ունենա մնացած 1/3 ժամկետում ապահովել հանձնարարականի կատարումը:

Անհրաժեշտության դեպքում պատասխանատու կատարողն իր մոտ խորհրդակցություն է անցկացնում կատարողների իրավասու ներկայացուցիչների մասնակցությամբ:

2.13 «Ի գիտություն, տնօրինություն, ղեկավարում, կատարում» մակագրության դեպքում՝ փաստաթղթի հետագա ընթացքը որոշում է համակարգող պաշտոնատար անձը կամ տվյալ ստորաբաժանման կամ կազմակերպության ղեկավարը:

3. Պաշտոնական փաստաթղթերի պատրաստումը

3.1 Առաքվող փաստաթղթերը, որպես կանոն, տպագրվում են քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների անվանումը պարունակող ձևաթղթերի վրա:

3.2 Երևանի քաղաքապետարանի աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներում ձևաթղթերը պետք է լինեն միատեսակ` «Երևանի քաղաքապետարան» անվամբ:

3.3 Յուրաքանչյուր փաստաթուղթ, բացի պաշտոնական գրություններից, պետք է ունենա փաստաթղթի տեսակի անվանումը (որոշում, կարգադրություն, հրաման, տեղեկանք, զեկուցագիր և այլն): Այդ անվանումներին համապատասխան պատրաստվում են հատուկ ձևաթղթեր:

3.4 Բոլոր փաստաթղթերը պետք է վավերացված լինեն քաղաքապետարանի ղեկավարության կամ ստորաբաժանումների ղեկավարների կողմից ստորագրման, անհրաժեշտության դեպքում կնքման միջոցով և դրանց էլեկտրոնային պատկերագրերը զետեղված լինեն համակարգում:

3.5 Ստորագրվում է փաստաթղթի առաջին օրինակը: Փաստաթղթերը մի քանի մարմիններ ուղարկելիս ստորագրվում են բոլոր օրինակները:

3.6 Յուրաքանչյուր փաստաթուղթ պետք է ունենա նշում կատարողի մասին (անուն, ազգանուն, հեռախոսահամար), որը գրվում է ստորագրված փաստաթղթի (փաստաթղթերի) վերջին թերթի երեսի կողմի ներքևի ձախ անկյունում:

Երևանի քաղաքապետին ստորագրման ներկայացվող փաստաթղթերի նախագծերի երկրորդ օրինակի վրա պարտադիր պետք է լինեն կատարող ստորաբաժանման ղեկավարի, քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարության արձանագրային բաժնի պետի, իրավաբանական վարչության պետի, բնագավառը համակարգողի ստորագրությունները: Պատրաստված փաստաթղթերի (այդ թվում պատասխանների) հիմնավորվածության, դրանցում ամրագրված տվյալների արժանահավատության, փաստաթղթերի ամբողջականության, փաստաթղթում նշված այլ տվյալների հավաստիության և կատարման ժամկետների համար պատասխանատվությունը կրում է հանձնարարականի պատասխանատու կատարող ստորաբաժանման ղեկավարը:

3.7 Քաղաքապետարանի ղեկավարության կողմից ստորագրված բոլոր փաստաթղթերը հասցեատերերին առաքվում են ընդհանուր բաժնի միջոցով, ընդ որում՝ փաստաթղթի մեկ օրինակը մնում է բաժնում, իսկ երկրորդ օրինակը պահպանվում է պատասխանատու կատարող ստորաբաժանումում:

3.8 Հայաստանի Հանրապետության կառավարություն ուղարկվող որոշման նախագծերի փաստաթղթերն առաքվում են էլեկտրոնային կրիչի հետ միասին՝ կցելով տեղեկանք այն մասին, որ թղթային և էլեկտրոնային տեքստերը համապատասխանում են իրար: Տեղեկանքը ստորագրում է նախագիծը պատրաստող ստորաբաժանման ղեկավարը:

3.9 Սույն կարգի 3.7 և 3.8 կետերում նշված, ինչպես նաև քաղաքապետարանի ստորաբաժանման կողմից նոր ստեղծված և առաքման ենթակա փաստաթղթերի համառոտ բովանդակությունը ընդհանուր բաժնի կողմից կամ փաստաթղթի հեղինակի կողմից մուտքագրվում է համակարգում՝ կցելով փաստաթղթի պատկերագիրը և փաստաթղթի վրա դրվում է համակարգի կողմից տրված ելից համարը, ամսաթիվը և փաստաթուղթը պատրաստող ստորաբաժանման պայմանանիշը:

 Համակարգում մուտքագրված մտից փաստաթղթերի հիմքով քաղաքապետարանի ստորաբաժանման ղեկավարի ստորագրությամբ պատասխան գրությունների համարակալման և համակարգում համառոտ բովանդակության մուտքագրման գործառույթն իրականացնում է համապատասխան ստորաբաժանումը:

 Առաքվող փաստաթղթերի պայմանանիշը կազմվում է փաստաթուղթը ստորագրողի պայմանանիշի համարից, գրությունը (փաստաթուղթը) կազմող ստորաբաժանման պայմանանիշի համարից և գրանցման ելից կամ մտից համարից:

3.10 Փաստաթղթերի առաքումը կազմակերպվում է Հայաստանի Հանրապետության կառավարությանն առընթեր ազգային անվտանգության ծառայության Սուրհանդակային կապի վարչության, «Հայփոստ» փակ բաժնետիրական ընկերության միջոցով: Ֆիզիկական և իրավաբանական անձանց պատասխան գրությունները կարող են տրամադրվել նաև առձեռն:

3.11 Քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների միջև փաստաթղթաշրջանառությունն իրականացվում է ընդհանուր բաժնի միջոցով:

3.12 Փաստաթուղթը հանձնել, ընդունել առանց ցրիչ մատյանի կամ փոստային ցուցակի չի թույլատրվում:

3.13 Եթե փաստաթուղթն ունի հավելվածներ, ապա դրանք դրվում են հերթական համարներով:

4. Փաստաթղթերի կապակցությամբ տրված հանձնարարականների կատարման նկատմամբ հսկողության և վերահսկողության կազմակերպումն ու իրականացումը

4.1 Քաղաքապետարանի ղեկավարությանը հասցեագրված փաստաթղթերի (այդ թվում` ընդունելության ժամանակ) կապակցությամբ քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների ղեկավարներին մակագրությամբ տրված հանձնարարականի կատարման նկատմամբ հսկողությունը (ժամկետներում պատասխանների տրամադրումը) իրականացնում է քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարությունը, իսկ քաղաքապետարանի ստորաբաժանումներում փաստաթղթերի (այդ թվում` քաղաքապետարանի ղեկավարությանը հասցեագրված) քննարկման նկատմամբ հսկողությունն իրականացնում են քաղաքապետարանի համապատասխան ստորաբաժանումների ղեկավարները:

4.2 Քաղաքապետարանի ղեկավարությանը հասցեագրված փաստաթղթերի քննարկման նկատմամբ վերահսկողություն իրականացնելու նպատակով ընդհանուր բաժինը տեղեկատվություն է տրամադրում քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարին, որն այդ տեղեկատվության հիման վրա կազմակերպում է խորհրդակցություններ՝ Երևանի վարչական շրջանների ղեկավարների աշխատակազմերի քարտուղարների, քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների ղեկավարների մասնակցությամբ:

4.3 Եթե փաստաթղթի (այդ թվում` քաղաքացիների ընդունելության ժամանակ) կապակցությամբ քաղաքապետարանի ղեկավարության կողմից մակագրության թերթիկում կատարման այլ ժամկետ նշված չէ, ապա փաստաթղթի ուսումնասիրությունից հետո, ոչ ուշ, քան այն համակարգում մուտքագրվելու օրվանից սկսած 30 օրվա ընթացքում, հանձնարարականը տվողի մակագրության պահանջներին համապատասխան, կատարողը հսկողին է ներկայացնում կամ փաստաթղթին առնչվող զեկուցագրի և պատասխանի նախագիծը կամ քաղաքապետի որոշման նախագիծը կամ ստորագրում է փաստաթղթի պատասխան գրությունը՝ էլեկտրոնային պատկերագիրը նախապես կցելով տվյալ հանձնարարականը կատարողներից մեկի համապատասխան համակարգչային դաշտում:

4.4 Փաստաթղթերին կցվում են նաև հանձնարարականի հետ կապված ուսումնասիրության բոլոր նյութերը: Եթե հանձնարարական տվողը գտնում է, որ հանձնարարությունը կատարված է, ապա դնում է համապատասխան մակագրություն զեկուցագրի (առկայության դեպքում) վրա և ստորագրում է՝ նշելով ամսաթիվը և անհրաժեշտության դեպքում նաև պատասխան գրությունը:

Հսկողի կողմից կատարողի առաջարկություններն ընդունելուց հետո փաստաթղթի հետագա ընթացքի վերաբերյալ տեղեկությունները տեղադրվում են համակարգում՝ պատասխանի համար առանձնացված ընդհանուր դաշտում:

4.5 Դիմողի պատասխանը ստորագրված ձևաթղթի վրա նրան է տրվում (կամ առաքվում փոստով) միայն հարցի կապակցությամբ հսկողին զեկուցվելուց և վերջինիս կողմից հարցը հսկողությունից հանելուց հետո: Փաստաթղթերի հիմքերը պահպանվում են համապատասխան ստորաբաժանումում:

4.6 Եթե փաստաթղթի ուսումնասիրության արդյունքում անհրաժեշտ է պատասխան ուղարկել վերադաս կազմակերպություն, ապա հանձնարարականի կատարման ժամկետից երկու-երեք օր առաջ կատարող ստորաբաժանման կողմից հսկողին են ներկայացվում փաստաթղթի հետ առնչվող բոլոր նյութերը (հիմքերը)` այդ թվում վերադաս կազմակերպություն ուղարկվող պատասխանը` կազմված սույն կարգի երրորդ բաժնի պահանջներին համապատասխան: Պատասխան գրությունն ուղարկելուց հետո, հիմքերը պահվում են ընդհանուր բաժնում` տվյալ հանձնարարականի կատարմանը վերաբերող համակարգչային ծրագրի «Պատասխան» դաշտում՝ լրացնելով համապատասխան տեղեկությունը և տեղադրելով պատասխանի համապատասխան էլեկտրոնային նյութերը:

4.7 Ընդհանուր բաժնում հանձնարարականը հանվում է հսկողությունից միայն սույն կարգի 4.3 կամ 4.4 և 4.6 կետերի պահանջների բավարարման դեպքում:

4.8 Հանձնարարականների մեջ փոփոխություններ կատարելու անհրաժեշտության դեպքում կատարողը դիմում է հանձնարարություն տվողին: Կատարողը զեկուցագիր է ներկայացնում հսկողին, ստանում նրա համաձայնությունը և հսկողի կողմից ստորագրված զեկուցագիրը ներկայացնում ընդհանուր բաժին, որտեղ կատարվում են համապատասխան փոփոխություններ համակարգում: Զեկուցագրի առաջին օրինակին ընթացք է տրվում ըստ փոփոխված հանձնարարականի և հսկողի մակագրությունը երկրորդ օրինակի վրա արտագրելուց հետո, այն պահվում է ընդհանուր բաժնում:

Կատարման ենթակա հանձնարարականի մեջ փոփոխություններ կատարելու անհրաժեշտության դեպքում ընդհանուր բաժին համապատասխան փաստաթղթեր չներկայացնելու դեպքում՝ բաժինը ժամկետը չի կարող երկարաձգել տեղեկատվության բացակայության պատճառով:

4.9 Վերադաս կազմակերպություններից ստացված հսկողական գրությունների քննարկման ժամկետները երկարացնելու անհրաժեշտության դեպքում, քաղաքապետի կամ համակարգողի ստորագրությամբ հսկողականի կատարման ժամկետը երկարացնելու մասին հիմնավորված գրությամբ պետք է դիմել հսկողություն սահմանող համապատասխան մարմնին՝ հսկողական ժամկետի ավարտից 2-3 օր առաջ:

4.10 Կատարման ենթակա հանձնարարականը ժամկետում չկատարելու դեպքում՝ ընդհանուր բաժինն այդ մասին տեղեկացնում է կատարողին (դրանց համար սահմանված համակարգչային ելքային ձևերի, հեռախոսազանգերի և հեռախոսագրերի միջոցով), իսկ անհրաժեշտության դեպքում զեկուցագիր ներկայացնում ղեկավարությանը:

4.11 Ֆիզիկական և իրավաբանական անձանց գրությունների և դիմումների հիմքով քաղաքապետարանի ստորաբաժանումների ներկայացմամբ Երևանի քաղաքապետի կողմից ընդունված անհատական որոշումները կամ որոշումից բխող այլ ածանցյալ փաստաթղթերը կամ ձևակերպված այլ փաստաթղթերը հասցեատերերին է տրամադրվում «Մեկ պատուհանի» սկզբունքով՝ փաստաթղթերի ընդունման վայրերում:

4.12 Կազմակերպության գրության, քաղաքացու դիմումի պատասխանը կամ որոշման օրինակները կամ այլ փաստաթղթերը հասցեատիրոջն առձեռն տրամադրելու դեպքում՝ փաստաթուղթը ստացողի անձնական տվյալների մասին նշումներ է կատարվում համակարգում:

5. Երևանի քաղաքապետի որոշումների և կարգադրությունների նախագծերի նախապատրաստումն ու ընդունումը 

5.1 Երևանի քաղաքապետի որոշումների և կարգադրությունների նախագծերը (այսուհետ` նախագծեր) նախապատրաստում են Երևան քաղաքի գլխավոր ճարտարապետը, Երևանի քաղաքապետարանի աշխատակազմի (այսուհետ` աշխատակազմ) կառուցվածքային և առանձնացված ստորաբաժանումները (այսուհետ` ստորաբաժանումներ), Երևանի ենթակայության կազմակերպությունները (այսուհետ` կազմակերպություններ):

5.2 Նախագծերը նախապատրաստելիս նախագծի հեղինակը պարտավոր է ուսումնասիրել նախագծի նախապատրաստման համար հիմք հանդիսացող բոլոր փաստաթղթերը և ղեկավարվել Հայաստանի Հանրապետությունում ընդունված իրավական ակտերի պահանջներով: Անհրաժեշտության դեպքում նախագծի նախապատրաստման աշխատանքներում կարող են ներգրավվել այլ ստորաբաժանումների կամ կազմակերպությունների մասնագետները:

5.3 Նախագիծը նախապատրաստող` Երևան քաղաքի գլխավոր ճարտարապետը, աշխատակազմի ստորաբաժանման կամ կազմակերպության ղեկավարը պատասխանատվություն են կրում նախագծի նախապատրաստման անհրաժեշտության, հիմնավորվածության, դրանում ամրագրված տվյալների արժանահավատության և ամբողջականության, նախագծում նշված թվերի, փաստերի և այլ տվյալների հավաստիության համար:

5.4 Նախագծի տեքստի ներքևի մասում տպագրվում են նախագծի հեղինակի, մասնագիտական եզրակացություն կամ տեղեկություն կամ կարծիք տվող և տվյալ գործառույթի գործունեության ոլորտին առնչվող ստորաբաժանումների կամ կազմակերպությունների ղեկավարների, այդ ստորաբաժանումների կամ կազմակերպությունների աշխատանքները համակարգող պաշտոնատար անձի (անձանց) և պարտադիր նշագրողների՝ աշխատակազմի քարտուղարի և իրավաբանական վարչության պետի ազգանունները:

Նախագծի հեղինակի կողմից, ըստ իրավասության շրջանակների, նշվում են նաև իրավասու այլ պաշտոնատար անձանց ազգանունները:

Նախագծի էջի վերջում տպագրվում է նախագծի հեղինակ համարվող ստորաբաժանման կամ կազմակերպության անվանումը:

5.5 Նախագիծը տպագիր վիճակում ստորագրում է նախագծի հեղինակը` տվյալ ստորաբաժանման կամ կազմակերպության ղեկավարը, նշելով ամսաթիվը:

Նախագծի հեղինակը համապատասխան պաշտոնատար անձանց նշագրումն ապահովելու համար նախագծի փաստաթղթային ստորագրված տարբերակը ներկայացնում է աշխատակազմի քարտուղարության արձանագրային բաժին (այսուհետ` արձանագրային բաժին), նախապես էլեկտրոնային պատկերագիրը («յունիկոդ» տառատեսակով) առանց բացառությունների տեղադրելով Երևանի քաղաքապետարանի տվյալների փոխանցման ցանցում՝ արձանագրային բաժնի համար բացված առցանց թղթապանակում:

 Նախագծի հիմքերին կցվում են հարցին առնչվող բոլոր փաստաթղթերը` այդ թվում կատարողի կողմից լրացված և ստորագրված համապատասխան ցանկը և հասցեաթերթիկը (առաքման թերթիկ) այն բոլոր ստորաբաժանումների և կազմակերպությունների նշումով, որոնց ուղարկվելու է տվյալ որոշումը կամ կարգադրությունը:

5.6 Արձանագրային բաժինը, լիազորված անձի ստորագրությամբ նախագիծը ստանալուց հետո, անմիջապես առցանց թղթապանակից այն տեղափոխում է առանձնացված թղթապանակ:

Հաջորդ նշագրողների ստորագրություններն ապահովում և շարժը համակարգում գրանցում է արձանագրային բաժինը:

5.7 Նախագիծը նշագրողները պարտավոր են նախագիծը ստանալուց հետո երկօրյա ժամկետում նշագրել նախագիծը (ամրագրելով ամսաթիվը) կամ համապատասխան դիտողություններով և հիմնավորումներով այն վերադարձնել արձանագրային բաժին` հաջորդ նշագրողին փոխանցելու կամ նախագծի հեղինակին հետ վերադարձնելու համար` համապատասխան նշում կատարելով նաև համակարգում:

5.8 Նախագծի վերաբերյալ ունեցած դիտողություններն ու առաջարկությունները նշագրողը գրում է նախագծի կամ առանձին թղթի վրա, ստորագրում և կցում նախագծին` այդ մասին նշում կատարելով իր ազգանվան դիմաց:

5.9 Նախագծի վերաբերյալ հեղինակի և նշագրողների տարաձայնության, ինչպես նաև դիտողությունների և առաջարկությունների դեպքում՝ հարցը կարգավորվում է համակարգողի կողմից: Համակարգողը ինքն է որոշում` տվյալ նախագծի վերաբերյալ խորհրդակցություն հրավիրել աշխատակազմի իրավաբանական վարչության պետի մասնակցությամբ կամ հարցը լուծման կոնկրետ առաջարկով ներկայացնել Երևանի քաղաքապետին:

Սույն կետով սահմանված դեպքերում նախագիծը Երևանի քաղաքապետի քննարկմանը ներկայացնելու և դրա հետագա ընթացքն ապահովելու առավելագույն ժամկետ է սահմանվում 4 (չորս) օր, որի կատարման պատասխանատվությունը կրում է համակարգողը:

5.10 Նախագծերում պարտադիր կարգով պետք է նշվի պատասխանատու կատարողը և հսկողություն իրականացնողը:

5.11 Աշխատակազմի իրավաբանական վարչության պետի նշագրումից հետո նախագծի տեքստում փոփոխությունները կատարվում են աշխատակազմի իրավաբանական վարչության պետի գիտությամբ (նշագրմամբ):

5.12 Նախագծի վերաբերյալ դիտողություններ և առաջարկություններ չլինելու դեպքում՝ արձանագրային բաժինը խմբագրում է նախագծի տեքստը, առանց բովանդակային փոփոխությունների, որից հետո տեքստի վերջում խմբագրողը դնում է ստորագրություն և ամսաթիվ:

5.13 Նախագծի վերջնական տարբերակը արձանագրային բաժնի կողմից տպագրվում է Երևանի քաղաքապետի որոշման կամ կարգադրության համար սահմանված ձևաթղթի վրա և այն նախագծի հիմքերի հետ միասին հանձնվում է աշխատակազմի քարտուղարին՝ Երևանի քաղաքապետին ներկայացնելու համար:

 Երևանի քաղաքապետի որոշման կամ կարգադրության համար սահմանված ձևաթղթի և նախագծի վրա, Երևանի քաղաքապետի ստորագրությունից հետո, համապատասխան տեքստում որևէ փոփոխություն կատարելու իրավասությունը պատկանում է բացառապես Երևանի քաղաքապետին:

5.14 Երևանի քաղաքապետի ստորագրությունից հետո որոշման կամ կարգադրության բնօրինակի վրա աշխատակազմի քարտուղարի կողմից դրվում է Երևանի քաղաքապետարանի` Հայաստանի Հանրապետության զինանշանով կնիքը, հավելվածների առկայության դեպքում դրանք ստորագրվում են և վերադարձվում արձանագրային բաժին՝ առաքման համար:

5.15 Արձանագրային բաժինը համակարգում կատարում է Երևանի քաղաքապետի որոշումների և կարգադրությունների հաշվառում: Որոշումներին և կարգադրություններին առանձին համարակալմամբ տրվում են հերթական համարներ, համարակալումն սկսվում է յուրաքանչյուր տարվա սկզբին և ավարտվում տարեվերջին:

5.16 Երևանի քաղաքապետի` կադրային բնույթի կարգադրությունները հաշվառվում են առանձին համարակալմամբ և հիմք հանդիսացող փաստաթղթերի ու կադրերի հաշվառման գործերի հետ պահվում աշխատակազմի անձնակազմի կառավարման բաժնում:

5.17 Երևանի քաղաքապետի որոշումներն ու կարգադրությունները բազմացվում են հասցեաթերթիկում (առաքման թերթում) նախագծի հեղինակի կողմից նշված քանակով:

Երևանի քաղաքապետի բոլոր որոշումները և կարգադրությունները՝ անկախ հասցեաթերթիկում նշված քանակից, պարտադիր ստանում են քաղաքապետի տեղակալները (ըստ համապատասխան գործունեության ոլորտների), աշխատակազմի քարտուղարը, իրավաբանական վարչությունը և քարտուղարությունը:

5.18 Երևանի քաղաքապետի որոշման և կարգադրության յուրաքանչյուր կրկնօրինակ վավերացվում է աշխատակազմի քարտուղարության կնիքով, բացառությամբ ստորաբաժանումներին և կազմակերպություններին առաքվող օրինակների, որոնց վրա դրվում է քաղաքապետարանի քարտուղարության ներքին ծառայողական օգտագործման համար դրոշմակնիքը: Որոշման և կարգադրության կրկնօրինակներն արձանագրային բաժնի կողմից գրանցվում են ցրիչ մատյանում` ըստ հասցեատերերի և հանձնվում աշխատակազմի քարտուղարության ընդհանուր բաժին` առաքման համար:

Երևանի քաղաքապետի որոշումները և կարգադրությունները բազմացվում և առաքվում են երկու օրվա ընթացքում` արձանագրային և ընդհանուր բաժինների կողմից:

Արձանագրային և ընդհանուր բաժինները պատասխանատու են Երևանի քաղաքապետի որոշումների և կարգադրությունների ժամանակին հրապարակման, բազմացման և առաքման համար:

 Կազմակերպություններից և քաղաքացիներից ստացված գրությունների և դիմումների հիմքով ընդունված Երևանի քաղաքապետի որոշումները կամ կարգադրությունները նրանց են տրամադրվում «Մեկ պատուհանի» սկզբունքի կիրառմամբ՝ համապատասխան վարչական շենքերում, որտեղ ընդունվել են փաստաթղթերը:

5.19 Երևանի քաղաքապետի որոշումների և կարգադրությունների բնօրինակներն իրենց հիմքերով ընթացիկ տարում պահվում են արձանագրային բաժնում և սահմանված կարգով հանձնվում են աշխատակազմի արխիվ:

5.20 Ստորաբաժանումներին և կազմակերպություններին Երևանի քաղաքապետի որոշումների և կարգադրությունների լրացուցիչ օրինակներ տրվում են՝ աշխատակազմի քարտուղարի ցուցումով:

5.21 Երևանի քաղաքապետի այն որոշումները և կարգադրությունները, որոնք ընդունվում են ի լրումն կամ ի փոփոխումն նախկինում ընդունված որոշումների և կարգադրությունների, ուղարկվում են նախկին որոշման կամ կարգադրության հասցեաթերթիկով` հաշվի առնելով լրացումը կամ փոփոխությունը:

5.22 Երևանի քաղաքապետի որոշումների, կարգադրությունների բնօրինակների և դրանց հետ եղած մյուս փաստաթղթերի հետ կարող են ծանոթանալ և պատճենները ստանալ միայն աշխատակազմի քարտուղարի թույլտվությամբ: Նշված գործերից թերթեր հանել, ուղղումներ կամ լրացումներ անել, ինչպես նաև գործը դուրս բերել արձանագրային բաժնի համապատասխան աշխատասենյակից` խստիվ արգելվում է:

5.23 Երևանի քաղաքապետի որոշումների և կարգադրությունների կատարման ընթացքն ապահովում է աշխատակազմի քարտուղարը:

6. Փաստաթղթերի արխիվացումն ու պահպանումը, արխիվից փաստաթղթերի պատճենների և կրկնօրինակների տրամադրումը

6.1 Փաստաթղթերն արխիվ են հանձնվում դրանց՝ գործավարությամբ ավարտելու տարվան հաջորդող երկրորդ տարվա ընթացքում, բացառությամբ հինգ տարի և ավելի կարճ ժամկետով պահպանության ենթակա հաշվապահական հաշվառման վերաբերյալ փաստաթղթերի, որոնք պահպանության ժամկետը լրանալուց հետո, ոչնչացվում են Հայաստանի Հանրապետության օրենսդրությամբ սահմանված կարգով:

6.2 Աշխատակազմի արխիվում փաստաթղթերի համալրումը, հաշվառումը, պահպանումն ու օգտագործումը, ինչպես նաև համայնքային սեփականություն համարվող արխիվային փաստաթղթերի սեփականության իրավունքի փոխանցումը պետական սեփականության՝ իրականացվում են «Արխիվային գործի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի պահանջներին համապատասխան:

6.3 Աշխատակազմի արխիվը պահպանության համար փաստաթղթերն ընդունում է կարգավորված վիճակում՝ ըստ ցուցակների (հինգ օրինակ) և գործերի նիշերի:

6.4 Աշխատակազմի արխիվային գործի մասնագետը (արխիվագետը) աշխատակազմի ստորաբաժանումների գործերի ընդունման ժամանակ ստուգում է դրանց առկայությունը, ստորագրում է ցուցակների բոլոր օրինակների վրա, նշում է գործերի ընդունման ամսաթիվը, քանակը:

 Ցուցակի մեկ օրինակը տրվում է գործերը հանձնողին, մյուսները մնում են աշխատակազմի արխիվում:

 Հայաստանի Հանրապետության օրենսդրությամբ սահմանված ժամկետները լրանալուց հետո, մշտական պահպանության գործերն աշխատակազմի արխիվից հանձնվում են պետական արխիվ:

6.5 Աշխատակազմի արխիվից փաստաթղթերի պատճեններ և կրկնօրինակներ տրամադրելու համար տեղական տուրքը ընթացիկ տարվա համար, ինչպես նաև տեղական տուրք վճարող անձանց ցանկը, սահմանվում է Երևան քաղաքի ավագանու համապատասխան որոշմամբ:

 6.6 Անհրաժեշտության դեպքում քաղաքապետարանի աշխատակազմի արխիվից կարելի է օգտվել, գործերը դուրս բերել կամ փաստաթղթերի պատճեններ տրամադրել միայն քաղաքապետարանի աշխատակազմի քարտուղարի թույլտվությամբ: