«Գրանցված է»
ՀՀ արդարադատության
նախարարության կողմից
25 ապրիլի 2005 թ.
Պետական գրանցման թիվ 11105170

ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ
 
ՄՇԱԿՈՒՅԹԻ ԵՎ ԵՐԻՏԱՍԱՐԴՈՒԹՅԱՆ ՀԱՐՑԵՐԻ ՆԱԽԱՐԱՐ

ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ԿԱՐԳԱՎՈՐՄԱՆ ԵՎ ՊԵՏԱԿԱՆ ԱՐԽԻՎՆԵՐ ՀԱՆՁՆՄԱՆ ԿԱՐԳԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ

«Արխիվային գործի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի 5-րդ հոդվածին համապատասխան`

ՀՐԱՄԱՅՈՒՄ ԵՄ՝

1. Հաստատել արխիվային փաստաթղթերի կարգավորման և պետական արխիվներ հանձնման կարգը՝ համաձայն հավելվածի։

2. Սույն հրամանի հսկողությունը վերապահել ՀՀ մշակույթի և երիտասարդության հարցերի նախարարի տեղակալ Գ. Գյուրջյանին:
 

Կ Ա Ր Գ

ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ԿԱՐԳԱՎՈՐՄԱՆ ԵՎ ՊԵՏԱԿԱՆ ԱՐԽԻՎՆԵՐ ՀԱՆՁՆՄԱՆ

1. Սույն կարգով սահմանվում է պետական մարմինների, պետական հիմնարկների և կազմակերպությունների, ինչպես նաև մասնավորեցված (սեփականաշնորհված), լուծարված և անվճարունակ (սնանկ) ճանաչված իրավաբանական անձանց և անհատ ձեռնարկատերերի (այսուհետ՝ կազմակերպություն) գործունեությամբ առաջացած արխիվային փաստաթղթերի (այսուհետ՝ փաստաթուղթ) կարգավորման և պետական արխիվներ հանձնման կարգը։

2. Սույն կարգում օգտագործվող հիմնական հասկացություններն են՝

ա) արխիվային փաստաթղթերի կարգավորում (գիտատեխնիկական մշակում) - չկարգավորված (ցրոն) վիճակում գտնվող փաստաթղթերի հետ տարվող գիտական և տեխնիկական աշխատանքների համալիր, որն իրականացվում է փաստաթղթերի փորձաքննությամբ արժեքավորման աշխատանքների ընթացքում և ավարտվում մշտական ու երկարաժամկետ պահպանության, ինչպես նաև անձնակազմին վերաբերող գործերի ցուցակների և պահպանության ոչ ենթակա փաստաթղթերի (գործերի) առանձնացման մասին ակտի կազմումով.

բ) չկարգավորված (ցրոն) փաստաթուղթ - կազմակերպության գործունեությամբ առաջացող փաստաթուղթ, որը փորձաքննությամբ արժեքավորման չի ենթարկվել, պահպանության (մշտական կամ երկարաժամկետ) կամ ոչնչացման չի առանձնացվել.

գ) պատմական տեղեկանք - տեղեկատվություն կազմակերպության ստեղծման, վերակազմակերպման, լուծարման, մասնավորեցման (սեփականաշնորհման) տարեթվերի ու պայմանների, գործունեության առարկայի, նպատակների (խնդիրների) ու գործառույթների, կառուցվածքի, ենթակայության, իրավահաջորդությունների, անվանափոխությունների, պետական կառավարման համակարգում կամ որոշակի բնագավառում տեղի ու դերի, փաստաթղթերի պետական արխիվ առաջին անգամ հանձնման, դրանց ծավալների ընդգրկման ժամանակաշրջանի (ծայրային տարեթվերի), պահպանվածության աստիճանի, կազմի ու ծավալի մեջ կատարված փոփոխությունների և դրանց պատճառների, գործերի ձևավորման, ինչպես նաև ստեղծված տեղեկատու-որոնողական միջոցներում փաստաթղթերի կազմի ու բովանդակության վերաբերյալ տեղեկություններ շարադրելու առանձնահատկությունների, ֆոնդի ժամանակագրական սահմաններից դուրս փաստաթղթերի առկայության ու դրա պատճառների մասին.

դ) փաստաթղթերի և գործերի համակարգման ուրվագիծ - փաստաթղթերի խմբերի և ենթախմբերի ցանկ, որոնց համապատասխան փաստաթղթերը և գործերը դասավորվում (համակարգվում) են ֆոնդի ներսում.

ե) գործերի ցուցակ - պահպանման միավորների (գործերի) կազմի և բովանդակության բացահայտման համար նախատեսված արխիվային տեղեկատու, որը բաղկացած է նկարագրական հոդվածներից, ամփոփ գրառումից և տեղեկատու միջոցներից՝ տիտղոսաթերթից, բովանդակությունից, առաջաբանից, հապավումների, տեղանունների, անձնանունների և այլ ցանկերից.

զ) փաստաթղթերի ներքին ցուցակ - տարաբնույթ փաստաթղթերից կազմված` առանձնապես արժեքավոր, անձնական, դատական, քննչական և այլ գործերի փաստաթղթերի համար կազմվող ցուցակ, եթե այդ գործերի վերնագրերը չեն բացահայտում փաստաթղթերի որոշակի բովանդակությունը.

է) վավերացման թերթիկ - գործի վերջում կարվող (սոսնձվող) թերթիկ, որի վրա թվերով և տառերով նշվում է գործի համարակալված թերթերի և փաստաթղթերի ներքին ցուցակի թերթերի քանակը, տառանշով թերթերի առկայությունը.

ը) երկարաժամկետ պահպանության գործ - ժամանակավոր պահպանության գործ, որի պահպանության ժամկետը 10 տարուց ավելի է.

թ) համապատասխան պետական արխիվ -պետական արխիվ, որի համար կազմակերպությունը համալրման աղբյուր է:

3. Փաստաթղթերի կարգավորման աշխատանքներն իրականացվում են դրանց` գործավարությամբ ավարտվելու տարվան հաջորդող երկրորդ տարվա ընթացքում։

4. Փաստաթղթերի կարգավորման աշխատանքների կազմակերպումն իրականացնում է կազմակերպության ղեկավարին առընթեր ստեղծված փորձագիտական հանձնաժողովը՝ համագործակցելով համապատասխան պետական արխիվի հետ։

5. Փաստաթղթերի կարգավորման աշխատանքների ամբողջ համալիրը բաժանվում է կազմակերպական - նախապատրաստական և եզրափակիչ աշխատանքների իրականացման փուլերի։

6. Փաստաթղթերի կարգավորման կազմակերպական-նախապատրաստական փուլում իրականացվում են հետևյալ աշխատանքները.

ա) կազմակերպության պատմության և փաստաթղթերի վիճակի ուսումնասիրում.

բ) պատմական տեղեկանքի կազմում.

գ) կարգավորման ենթակա փաստաթղթերի և գործերի համակարգման ուրվագծի կազմում։

7. Փաստաթղթերի կարգավորման եզրափակիչ փուլում հաջորդաբար իրականացվում են՝

ա) կազմակերպության գործունեությամբ առաջացած կարգավորման ենթակա փաստաթղթերի կենտրոնացում, ըստ կառուցվածքային ստորաբաժանումների (տեսակների, ուղղությունների) համակարգում, ամբողջականության ստուգում, փորձաքննությամբ արժեքավորում և ըստ պահպանության ժամկետների առանձնացում.

բ) գործերի անվանակարգին համապատասխան` գործերի ձևավորում, գործերի մեջ փաստաթղթերի խմբավորում՝ անվանական, հեղինակային, հարցային-թեմատիկ-առարկայական, ժամանակագրական, աշխարհագրական և այլ հատկանիշների հիման վրա։ Գործը պետք է պարունակի ոչ ավել, քան 200 թերթ.

գ) աշխատանքային քարտերի (թերթիկների) վրա մշտական և երկարաժամկետ պահպանության ու անձնակազմին վերաբերող գործերի նկարագրում (վերնագրի կազմում, ծայրային տարեթվերի, թերթերի քանակի նշում) և նկարագրական հոդվածների խմբագրում.

դ) աշխատանքային քարտերի՝ փաստաթղթերի և գործերի համակարգման ուրվագծին համապատասխան նիշավորում.

ե) պահպանության առանձնացված գործերի ցուցակների կազմում` մշտական պահպանության՝ 4 օրինակից, անձնակազմին վերաբերող՝ 3 օրինակից, երկարաժամկետ պահպանության՝ 2 օրինակից.

զ) մշտական և երկարաժամկետ պահպանության ու անձնակազմին վերաբերող գործերի թերթերի համարակալում, վավերացման թերթիկի կազմում, անհրաժեշտության դեպքում` փաստաթղթերի ներքին ցուցակի կազմում, շապիկների (կազմերի) ձևակերպում և նիշավորում, կազմապատում կամ կարում.

է) գործերի կազմապատումը կամ կարումը իրականացվում է փաստաթղթերը փորձաքննությամբ արժեքավորելուց հետո.

ը) պահպանության ոչ ենթակա գործերի ու փաստաթղթերի խմբավորում (ըստ տեսակների, պահպանության ժամկետների) և դրանց ոչնչացման առանձնացման մասին ակտի կազմում։

8. Օրենքով սահմանված ժամկետը լրանալուց հետո Հայաստանի Հանրապետության արխիվային հավաքածուի կազմում ընդգրկված փաստաթղթերը կազմակերպությունները մշտական պահպանության են հանձնում համապատասխան պետական արխիվ։

9. Որոշակի ծրագրեր իրականացնելու նպատակով ժամանակավորապես ստեղծված կազմակերպություններն իրենց գործունեությամբ առաջացած փաստաթղթերը համապատասխան արխիվ են հանձնում այդ ծրագրերն ավարտելուց հետո։

10. Փաստաթղթերի հանձնումը պետական արխիվ իրականացվում է ամեն տարի` կազմակերպության և համապատասխան պետական արխիվի համատեղ սահմանած ժամկետում։ Ոչ մեծ քանակության փաստաթղթեր (տարեկան մինչև 50 գործ) առաջացնող կազմակերպությունները համապատասխան պետական արխիվի համաձայնությամբ փաստաթղթերը կարող են հանձնել հինգ տարին մեկ անգամ։

Գիտատեխնիկական, նախագծային, տեխնոլոգիական, փորձարարակոնստրուկտորական փաստաթղթերը հանձնվում են հինգ տարին մեկ անգամ։

11. Փաստաթղթերը պետական արխիվներ հանձնելն իրականացվում է ըստ գործերի ցուցակների՝ գործերը մեկ առ մեկ, իսկ առանձնապես արժեքավոր և հազվագյուտ փաստաթղթերը՝ թերթ առ թերթ ստուգելուց հետո։

Ցուցակների բոլոր օրինակների վրա կատարվում է նշում գործերը (փաստաթղթերը) պետական արխիվներ ընդունելու մասին։ Եթե ցուցակի ամփոփ գրառման և հանձնվող-ընդունվող գործերի (փաստաթղթերի) միջև կա քանակական տարբերություն, ապա կազմվում է ցուցակի նոր ամփոփ գրառում՝ նշելով առկա գործերի քանակը, ինչպես նաև բացակա գործերի (փաստաթղթերի) համարները։ Վերջիններս ամրագրվում են նաև գործերը (փաստաթղթերը) արխիվ հանձնելու-ընդունելու մասին ակտում, իսկ դրանց բացակայության պատճառների վերաբերյալ կազմվում է տեղեկանք և կցվում ակտին։

12. Փաստաթղթերի պետական արխիվներ ընդունում-հանձնումը ձևակերպվում է սահմանված ձևի (N 1) ակտով` երկու օրինակից, որոնցից մեկ օրինակը պահվում է պետական արխիվում, մյուսը՝ փաստաթղթերը հանձնող կազմակերպությունում (աշխատակազմի արխիվում)։

13. Կազմակերպության փաստաթղթերն առաջին անգամ պետական արխիվներ հանձնելու դեպքում ներկայացվում է պատմական տեղեկանք։

14. Կազմակերպության փաստաթղթերը պետական արխիվներ հետագա հանձնումների ժամանակ ներկայացվում է հավելում պատմական տեղեկանքին՝ կազմակերպության անվան, գործառույթների, կառուցվածքի, ենթակայության փոփոխությունների, փաստաթղթերի կազմի և վիճակի մասին։

15. Փաստաթղթերը (գործերը) պետական պահպանության ընդունելուց առաջ պետական արխիվի ներկայացուցիչները կազմակերպությունում (աշխատակազմի արխիվում) ստուգում են հանձնվելիք փաստաթղթերի (գործերի) ֆիզիկական և սանիտարահիգիենիկ վիճակը։

Թերություններ հայտնաբերվելու դեպքում կազմվում է համապատասխան ակտ։ Թերությունների վերացումը կատարվում է կազմակերպության միջոցներով։

16. Փաստաթղթերի հետ համապատասխան պետական արխիվ են հանձնվում գործերի ցուցակների երեք օրինակները։

17. Փաստաթղթերի` պետական արխիվներ պահպանության կամ պահատվությամբ պահպանության հանձնման նախապատրաստումը և տեղափոխումը իրականացնում է փաստաթղթեր հանձնող կազմակերպությունը։

Ձև N 1