«ԳՐԱՆՑՎԱԾ Է»

ՀՀ ԱՐԴԱՐԱԴԱՏՈՒԹՅԱՆ

ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿՈՂՄԻՑ

13 հոկտեմբերի 2004 թ.

ՊԵՏԱԿԱՆ ԳՐԱՆՑՄԱՆ ԹԻՎ 50604273

ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ

ԿՈՏԱՅՔԻ ՄԱՐԶՊԵՏ

5 սեպտեմբերի 2003 թ. ք. Հրազդան

N 802-Ն

Ո Ր Ո Շ ՈՒ Մ

ՀՀ ԿՈՏԱՅՔԻ ՄԱՐԶՊԵՏԱՐԱՆԻ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿԱՐԳԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ

Հիմք ընդունելով «Հայաստանի Հանրապետության կառավարության կարգը հաստատելու մասին» ՀՀ կառավարության 20.06.2002 թ. թիվ 890-Ն որոշման պահանջները.

ՈՐՈՇՈՒՄ ԵՄ`

Հաստատել ՀՀ Կոտայքի մարզպետարանի գործավարության կարգը (կցվում է):

Մարզպետ`

Կ. Շահգալդյան

Հաստատում եմ` Կոտայքի մարզպետ Կ. Շահգալդյան N 802-Ն 05.09.2003 թ.

Կ Ա Ր Գ

ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ԿՈՏԱՅՔԻ ՄԱՐԶՊԵՏԱՐԱՆԻ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ

I. Ընդհանուր դրույթներ

1. Սույն կարգով սահմանվում է Հայաստանի Հանրապետության Կոտայքի մարզպետարանի (այսուհետ` մարզպետարան) գործավարության կարգը:

2. Գործավարության կազմակերպումն իրականացնում է մարզպետարանի աշխատակազմը (այսուհետ` աշխատակազմ):

3. Աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գործավարության կազմակերպման և վարման համար պատասխանատու է ստորաբաժանման ղեկավարը:

4. Գաղտնի գործավարությունն իրականացվում է «Պետական և ծառայողական գաղտնիքի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի և Հայաստանի Հանրապետության կառավարության 1997 թվականի դեկտեմբերի 30-ի N 626 որոշմամբ հաստատված հրահանգի պահանջներին համապատասխան:

II. Մարզպետարանում ստացված թղթակցության ընդունումը, գրանցումն ու շարժը

5. Աշխատակազմում ստացված ամբողջ պաշտոնական և ոչ պաշտոնական թղթակցությունն ընդունվում և գրանցվում է աշխատակազմի քարտուղարությունում (այսուհետ` քարտուղարություն) ապարատածրագրային միջոցներով, զուգահեռ նաև մատյանների օգնությամբ, որտեղ արտացոլվում են փաստաթղթի համառոտ բովանդակությունը, շարժը և կատարման ընթացքը:

Գրանցված փաստաթղթի 1-ին էջի ներքևի աջ անկյունում դրվում է դրոշմակնիք, որի վրա նշվում են մտից գրանցման համարը և ամսաթիվը:

Ստացված փաստաթղթի մտից գրանցման համարը բաղկացած է քարտուղարության դասակարգիչներով թղթակցին տրված պայմանանիշից և նրա հերթական համարից:

6. Քարտուղարությունում բացվում են ստացված բոլոր ծրարները (նաև էլեկտրոնային), բացի «Անձամբ» մակագրությամբ ծրարներից և անձնական էլեկտրոնային ստորագրությամբ փակված փաստաթղթերի էլեկտրոնային օրինակներից (ֆայլերից):

«Անձամբ» մակագրությամբ ծրարները (կամ ֆայլերը) չեն գրանցվում և փակ վիճակում հանձնվում են հասցեատիրոջը:

7. Քարտուղարության աշխատողները պարտավոր են ծրարը բացելիս ստուգել փաստաթղթերի առկայությունը (ներառյալ հավելվածները), առդիր թերթերի քանակը, փաստաթղթերի համարները համեմատել ծրարի վրա նշվածների հետ:

Փաստաթղթերի կամ ֆայլերի բացակայության կամ վնասված լինելու դեպքում կազմվում է ակտ 3 օրինակից, որոնցից մեկը մնում է քարտուղարությունում, երկրորդը կցվում է փաստաթղթին, իսկ երրորդն ուղարկվում է այն կազմակերպություն, որտեղից ստացվել է ծրարը:

Եթե ծրարում կամ ֆայլում հայտնաբերվում են սխալմամբ դրված փաստաթղթեր, դրանք նոր ծրարներով կամ համակարգչային ցանցով ուղարկվում են ըստ պատկանելության` փաստաթղթերին կցելով այն ծրարները (նաև էլեկտրոնային), որոնցով դրանք ստացվել են` անհրաժեշտության դեպքում տեղյակ պահելով այն կազմակերպությանը, որտեղից ստացվել է ծրարը:

8. Ծրարները (նաև էլեկտրոնային), որոնցով ստացվել է թղթակցությունը, պահպանվում և փաստաթղթերին են կցվում այն դեպքում, երբ միայն ծրարի միջոցով կարելի է պարզել ուղարկողի հասցեն կամ, եթե ծրարի վրա փոստային դրոշմակնիքի ամսաթիվը նշանակություն ունի տվյալ նյութի ուղարկման ու ստացման ժամանակը որոշելու համար:

9. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվում են մարզպետարանի համակարգչային ցանցով (այսուհետ` համակարգչային ցանց), պետք է հաստատված լինեն ուղարկողի կամ համապատասխան պաշտոնատար անձի էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ: Ստացված էլեկտրոնային օրինակն անհրաժեշտության դեպքում վերծանվում է և տեղական լոկալ համակարգչային ցանցով ուղարկվում հասցեատիրոջը:

10. Այն դեպքում, երբ փաստաթուղթն ունի գաղտնիության աստիճան, անհրաժեշտության դեպքում պետք է վերծանվի հրահանգի համաձայն և հետո հանձնվի հասցեատիրոջը:

11. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվել են կրիչի վրա, էլեկտրոնային ձևի ապարատածրագրային միջոցների օգնությամբ ենթակա են վերափոխման` հետագայում տվյալների շտեմարանում գրանցելու համար:

12. Հայաստանի Հանրապետության նախարարությունների, այլ պետական մարմինների և տեղական ինքնակառավարման մարմինների տեղեկատվական բնույթի փաստաթղթերի կամ դրանց ֆայլերի վրա, եթե դրանք ներկայացնելու անհրաժեշտությունը չի բխում որևէ հանձնարարականի կատարման պահանջներից, դրվում է դրոշմակնիք` նշելով միայն մուտքի ամսաթիվը, որից հետո դրանք ստորագրությամբ հանձնվում կամ լոկալ ցանցի միջոցով հաղորդվում են աշխատակազմի համապատասխան ստորաբաժանումներին:

13. Հայաստանի Հանրապետության Նախագահից, Հայաստանի Հանրապետության Ազգային ժողովից, Հայաստանի Հանրապետության կառավարությունից ստացված նյութերը և «Շտապ» թղթակցությունն անհապաղ գրանցվում ու հանձնվում են զեկուցման: Մյուս թղթակցությունը հասցեատերերին է տրվում աշխատանքային մեկ օրվա ընթացքում` սույն կարգին համապատասխան:

14. Մարզպետարան հասցեագրված գրությունները, նամակները, հեռագրերն ու մյուս փաստաթղթերը քարտուղարության կողմից գրանցվում և փոխանցվում են մարզպետի խորհրդականին մարզպետին զեկուցելու համար, որը հանձնարարականներ է տալիս կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարներին` կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործունեության ոլորտներին համապատասխան:

Ստացված թղթակցություններին ծանոթանալու նպատակով ստորաբաժանման ղեկավարները նույն օրը դրանք ներկայացնում են մարզպետի տեղակալին կամ աշխատակազմի ղեկավարին:

15. Հայաստանի Հանրապետության իրավական ակտերի նախագծերն աշխատակազմում քննարկելու համար մարզպետի կողմից նշանակվում է գլխադասային ստորաբաժանում կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործունեության ոլորտներին համապատասխան:

16. Գլխադասային ստորաբաժանման աշխատողը (այսուհետ` աշխատակազմի աշխատող), քարտուղարությունից ստանալով ստորաբաժանում ուղարկված փաստաթուղթը կամ ֆայլը, այն գրանցում է համակարգչում կամ մատյանում, գլխադասային ստորաբաժանման ղեկավարի մակագրությամբ հանձնում անմիջական կատարողներին` համակարգչում կամ մատյանում արտացոլելով փաստաթղթաշրջանառությունն ստորաբաժանման ներսում: Ստորաբաժանումից ստորաբաժանում վերահասցեագրված փաստաթղթերը հասցեատերերին են հանձնվում քարտուղարության միջոցով` աշխատակազմի ղեկավարի կամ նրա տեղակալի համաձայնությամբ:

Սահմանված ժամկետներում ստորաբաժանումները փաստաթղթերին համապատասխան ընթացք տալուց հետո ներկայացնում են քարտուղարություն, որն այն ներկայացնում է աշխատակազմի ղեկավարին կամ տեղակալին (Գործին մակագրելու համար):

17. Աշխատակազմում փաստաթղթերի քննարկման համար սահմանվում են հետևյալ ժամկետները`

Հայաստանի Հանրապետության նախարարությունների, այլ պետական մարմինների կողմից ներկայացված` մարզպետի քննարկմանը ենթակա հարցերի վերաբերյալ գրությունների (եթե այլ ժամկետներ նախատեսված չեն) համար`

լրացուցիչ ուսումնասիրություններ չպահանջող հարցեր` մինչև 5 օր,

լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, քննարկումներ պահանջող հարցեր` մինչև 10 օր:

18. Որոշումների և կարգադրությունների նախագծերի նախապատրաստման և քննարկման համար սահմանվում են հետևյալ ժամկետները (եթե այլ ժամկետներ նշված չեն).

լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ չպահանջող նախագծեր` մինչև 7 օր,

լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ, խորհրդակցության հրավիրում պահանջող նախագծեր` մինչև 15 օր:

19. Աշխատակազմի աշխատողները պատասխանատու են իրենց մոտ գտնվող փաստաթղթերի պահպանության համար և պարտավոր են խնամքով վերաբերել դրանց:

20. Չի թույլատրվում աշխատակազմում ստացված փաստաթղթերի բնագրային տեքստում կամ դրա ֆայլում որևէ նշում կատարել:

21. Արձակուրդ գնալիս, երկարատև գործուղման մեկնելիս կամ այլ պատճառներով բացակայելիս աշխատողը պարտավոր է իր մոտ եղած անավարտ գործերի փաստաթղթերը հանձնել իրեն փոխարինողին կամ անմիջական ղեկավարին:

22. Հայաստանի Հանրապետության օրենքները, Հայաստանի Հանրապետության Ազգային ժողովի նորմատիվ բնույթի որոշումները, Հայաստանի Հանրապետության Նախագահի հրամանագրերն ու կարգադրությունները, ինչպես նաև Հայաստանի Հանրապետության կառավարության և Հայաստանի Հանրապետության վարչապետի որոշումներն աշխատակազմի քարտուղարությունից դուրս են տրվում միայն աշխատակազմի աշխատողներին վերադարձնելու պայմանով, կամ դրանց ֆայլերից օգտվում են միայն աշխատակազմի աշխատողները` իրենց պահանջով:

Աշխատակազմի քարտուղարությունից վերցված իրավական ակտերը ենթակա են 5-օրյա ժամկետում վերադարձման:

III. Մարզխորհրդի նիստերի ԵՎ մարզպետի մոտ անցկացվող խորհրդակցությունների համար նյութերի նախապատրաստումն ու տեխնիկական սպասարկումը

23. Մարզխորհրդի նիստերը նախապատրաստում և կազմակերպում է աշխատակազմի ղեկավարը, իսկ մարզպետի մոտ կազմակերպվող խորհրդակցությունները` աշխատակազմի համապատասխան ստորաբաժանումների ղեկավարները:

24. Մարզպետարանի կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը մարզխորհրդի նիստում, մարզպետի մոտ հրավիրված խորհրդակցության քննարկման համար հարցեր նախապատրաստելիս` եթե կա որոշման, կարգադրության նախագիծ կազմելու անհրաժեշտություն, ապա այն նախօրոք համաձայնեցնում է մարզպետի, համակարգող տեղակալի կամ աշխատակազմի ղեկավարի հետ, սահմանված ժամկետում կազմում և կից նյութերի հետ միասին ներկայացնում է քարտուղարություն:

25. Մարզպետարանի կառուցվածքային ստորաբաժանումում նախագծի համար կազմվում է գործ (օգտագործելով համապատասխան թղթապանակ (կամ դրա էլեկտրոնային ձևը), որի մեջ ժամանակագրական կարգով պետք է զետեղվեն հետևյալ նյութերը`

ա) մարզխորհրդի, մարզպետի քննարկմանը ներկայացված նախագիծը (2 օրինակից)` ուղեկցական նամակով, նշագրերով,

բ) նախագծի ընդունման հիմնավորումը,

գ) այն կազմակերպությունների ցանկը, որոնց ուղարկվելու է տվյալ որոշումը ստորագրված մարզպետի կողմից և ներկայացնում է քարտուղարություն:

26. Քարտուղարության իրավաբանական և անձնակազմի կառավարման բաժինը 5-օրյա ժամկետում ուսումնասիրում և քննարկում է նախագիծը, ներկայացնում եզրակացություններ և առաջարկություններ:

27. Կառուցվածքային ստորաբաժանումն անհրաժեշտության դեպքում, ներկայացված առաջարկություններին համապատասխան, լրամշակում է նախագիծը` այն համաձայնեցնելով ներկայացնողի հետ, և կից նյութերի հետ միասին ներկայացնում մարզպետի տեղակալների կամ աշխատակազմի ղեկավարի մոտ կազմակերպվող նախանիստին:

28. Նախանիստում հավանության արժանացած նախագծերը զեկուցվում են մարզպետին` նիստի օրակարգում ընդգրկելու համար:

29. Կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը կազմում է խորհրդակցության հրավիրվողների ցուցակ` համաձայնեցնելով մարզպետի, տեղակալների կամ աշխատակազմի ղեկավարի հետ` ապահովելով նրանց մասնակցությունն այդ խորհրդակցությանը:

30. Քննարկվող հարցերի համար բազմացման ենթակա նյութերն ընտրում է կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը` համաձայնեցնելով մարզպետի համակարգող տեղակալի կամ աշխատակազմի ղեկավարի հետ: Քարտուղարությունը նշված նյութերը բազմացնում և օրակարգի հետ միասին առաքում է ըստ հաստատված ցանկի:

31. Մարզխորհրդի նիստի սպասարկման աշխատանքը կատարում է քարտուղարությունը, իսկ նիստերին և խորհրդակցություններին հրավիրվող անձանց ծանուցում են կառուցվածքային ստորաբաժանման աշխատողները:

32. Քարտուղարությունն ապահովում է մարզխորհրդի նիստի օրակարգի նախապատրաստումն ու դրանց առաքումը (նաև համակարգչային ցանցի միջոցով):

33. Մարզխորհրդի նիստերի և մարզպետի կողմից անցկացվող խորհրդակցությունների արձանագրումն ապահովում է քարտուղարությունը:

Արձանագրությունները կազմվում են օրակարգում նշված հարցերի հաջորդականությամբ: Յուրաքանչյուր հարցի տակ նշվում են զեկուցողի և նիստը վարողի ազգանունները:

Արձանագրության մեջ նշվում է քննարկվող հարցն ընդունվելու, այն քննարկումից հանվելու կամ հետաձգվելու, նիստում արված ու հավանության արժանացած առարկությունների ու առաջարկությունների, ինչպես նաև նիստը վարողի վերջնական ամփոփիչ որոշման մասին: Կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարները խորհրդակցության նյութերը հանձնարարականներով մեկօրյա ժամկետում ներկայացնում են քարտուղարություն արձանագրությունը կազմելու և հանձնարարականների կատարման հսկողությունն իրականացնելու համար:

34. Արձանագրությունները ճշգրիտ կազմելու նպատակով մարզխորհրդի նիստերը անհրաժեշտության դեպքում ձայնագրվում են:

35. Յուրաքանչյուր նիստի արձանագրությանը քարտուղարությունում տրվում է հերթական համար` միասնական համարակալման համաձայն, որը կատարվում է տարեսկզբից մինչև տարեվերջ:

36. Նիստում քննարկված նախագծերը լրամշակվում են նիստում արված առարկությունների և առաջարկությունների հիման վրա` նիստը վարողի ընդհանրացումներին համապատասխան և մարզպետի կողմից ստորագրվելուց հետո, կից փաստաթղթերով հանձնվում են քարտուղարություն:

37. Մարզպետի կողմից կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարների հետ ամեն շաբաթ անցկացվում է աշխատանքային խորհրդակցություն, որը արձանագրում է քարտուղարության պետը, իսկ հաջորդ խորհրդակցությանը ներկայացնում է տեղեկատվություն տրված հանձնարարականների կատարման մասին:

38. Կառուցվածքային ստորաբաժանումներում իրենց աշխատանքային ծրագրերի համաձայն անցկացված աշխատանքային խորհրդակցությունները արձանագրվում է ստորաբաժանումների աշխատակիցների կողմից և պահպանվում ստորաբաժանումներում:

39. Մարզպետի որոշումների, կարգադրությունների նախագծերը կազմվում են աշխատակազմի համապատասխան ստորաբաժանումների ղեկավարների կողմից, համաձայնեցվում են համակարգող մարզպետի տեղակալների կամ աշխատակազմի ղեկավարի և քարտուղարության իրավաբանական և անձնակազմի կառավարման բաժնի պետի հետ ու ներկայացվում քարտուղարություն:

40. Նիստերի արձանագրությունների բնագրերը պահվում են քարտուղարությունում և հաջորդ տարվա սկզբին հանձնվում աշխատակազմի արխիվ:

41. Քարտուղարությունը մարզպետի, տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի մոտ անցկացվող խորհրդակցությունների արձանագրությունները ստորագրվելուց հետո` քաղվածքների ձևով ուղարկում են համապատասխան մարմիններին և կազմակերպություններին, պատճենները կնքվում են:

Նշված արձանագրությունները համարակալվում և պահվում են քարտուղարությունում, իսկ ֆայլերը` տվյալների շտեմարանում:

IV. Մարզպետի որոշումների, կարգադրությունների ձԵՎակերպումն ու առաքումը

42. Մարզպետի կողմից որոշումների, կարգադրությունների նախագծերը կազմվում և ստորագրվում են համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարների ու քարտուղարության իրավաբանական և անձնակազմի կառավարման բաժնի պետի կողմից և համաձայնեցվում են համակարգող մարզպետի տեղակալների կամ աշխատակազմի ղեկավարի հետ: Այնուհետև ստորագրվելուց հետո տպագրվում են համապատասխան ձևաթղթերի վրա և հանձնվում են կնքելու:

43. Մարզպետի որոշումներն ու կարգադրությունները քարտուղարությունում գրանցվում են որոշումների, կարգադրությունների գրանցամատյանում` դրանց տալով հերթական համարներ, նշելով ընդունման ամսաթիվը, ամիսը, տարեթիվը:

Յուրաքանչյուր տարվա համար մարզպետի որոշումների, կարգադրությունների համարակալումներն սկսվում են հունվար ամսվա առաջին որոշումից և ավարտվում տվյալ տարվա դեկտեմբերի վերջին որոշումով:

44. Քարտուղարության կողմից կազմակերպություններին և աշխատակազմի աշխատողներին որոշումների լրացուցիչ օրինակներ չեն տրվում` առանց աշխատակազմի ղեկավարի ցուցումի:

45. Որոշումներում ուղղումներ կատարվում են բացառապես ակնհայտ տեխնիկական վրիպակների դեպքում` աշխատակազմի ղեկավարի կամ նրա տեղակալի գրավոր ցուցումով:

46. Մարզպետի որոշումների, կարգադրությունների առաքումից հետո գործերը քարտուղարության կողմից մշակվում են և հանձնվում աշխատակազմի արխիվ` պահպանության:

47. Քարտուղարության պետը յուրաքանչյուր ամսվա ամբողջ թղթակցության շարժի վերաբերյալ կազմում է տեղեկանք և ներկայացնում մարզպետին:

V. Ելից թղթակցության ձԵՎակերպումը

48. Աշխատակազմում ելից փաստաթղթերն ստորագրվում են մարզպետի, տեղակալների կամ աշխատակազմի ղեկավարի կողմից:

49. Ստորագրության ներկայացվող նամակին կցվում է երկրորդ օրինակը` նախագիծը պատրաստող աշխատողի նշագրով:

50. Նամակների տեքստի տակ, որոնց կցվում են լրացուցիչ նյութեր, նշվում են կցվող նյութի անվանումը, ամսաթիվը, համարը և թերթերի թիվը:

51. Այն դեպքում, երբ նամակներն ուղարկվում են որպես Հայաստանի Հանրապետության նախարարություններից, այլ պետական մարմիններից ու կազմակերպություններից ստացված գրությունների պատասխաններ, հասցեատիրոջ անվան տակ, վերևի ձախ անկյունում նշվում են այդ գրության ամսաթիվը և համարը: Նույն տվյալները պետք է ունենա էլեկտրոնային օրինակը:

52. Նամակի (հեռագրի) ելից համարը կազմված է պայմանանիշից և համարից:

53. Հայաստանի Հանրապետության Ազգային ժողով, Հայաստանի Հանրապետության կառավարության, Հայաստանի Հանրապետության Նախագահի աշխատակազմ, սահմանադրական դատարան և օտարերկրյա պետություններ ուղարկվող նամակները ստորագրվում են մարզպետի կողմից:

54. Անհրաժեշտության դեպքում ուղարկման ենթակա` համաձայնեցված և հաստատված փաստաթղթերը, որոնց տրված են ելից համարներ, և դրանց էլեկտրոնային պատճենները փոխանցվում են ստորաբաժանում, որը փաստաթղթերն ուղարկում է հասցեատերերին:

55. Եթե հասցեատերն ունի համակարգչային ցանցի էլեկտրոնային փոստի հասցեն, փաստաթուղթը` հաստատված էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ (որպես էլեկտրոնային իսկական օրինակ), համակարգչային ցանցով ուղարկվում է հասցեատիրոջը:

56. Փաստաթուղթն ուղարկվելուց առաջ դրա էլեկտրոնային օրինակը պետք է գրանցվի ուղարկողի տվյալների շտեմարանում:

57. Եթե հասցեատերը միացված չէ համակարգչային ցանցին և չունի էլեկտրոնային փոստի իր սեփական հասցեն, ապա փաստաթղթի էլեկտրոնային օրինակը` հաստատված էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ, պետք է ուղարկվի մագնիսական սկավառակին գրանցված վիճակում` սուրհանդակային կամ այլ ծառայության միջոցով:

VI. Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների ԵՎ բողոքների քննարկումն ու ընթացք տալը

58. Մարզպետի մոտ քաղաքացիների ընդունելությունները կազմակերպվում են աշխատակազմի ղեկավարի կողմից յուրաքանչյուր շաբաթ օրը, ըստ տարածաշրջանների (Աբովյան, Հրազդան, Չարենցավան, Եղվարդ):

59. Աշխատակազմի իրավասու անձի կողմից քաղաքացիների անհատական ընդունելության ժամանակ նրանց գրավոր առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները նույնպես ենթակա են գրանցման` օրենքով սահմանված կարգով:

60. Քաղաքացիների կողմից ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքներն ստացման օրը գրանցվում են քարտուղարությունում:

61. Կոլեկտիվ առաջարկության, դիմումի և բողոքի ստացման դեպքում գրանցվում է ընդգծված ազգանունը, իսկ դրա բացակայության դեպքում` առաջին ազգանունը:

62. Անանուն նամակները գրանցման ենթակա չեն և ոչնչացվում են օրենքով սահմանված կարգով:

63. Միևնույն անձից միևնույն հարցով քննարկման համար տարբեր հասցեներով ուղարկված և նույն պետական մարմնում ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները հաշվի են առնվում առաջին առաջարկության, դիմումի ու բողոքի գրանցման պայմանանիշով` ավելացնելով հերթական համարը` կոտորակի ձևով:

64. Ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները քարտուղարության պետի կողմից նախնական քննարկումից հետո ներկայացվում են աշխատակազմի ղեկավարին կամ նրա տեղակալին:

65. Որոշ առաջարկություններ, դիմումներ ու բողոքներ աշխատակազմի ղեկավարի հանձնարարությամբ քարտուղարության կողմից կարող են ուղարկվել այն պետական մարմիններ, հիմնարկներ ու կազմակերպություններ, որոնց անմիջական իրավասությանն է պատկանում տվյալ հարցի լուծումը, կամ որոնց անմիջական ենթակայությամբ է գործում այն կազմակերպությունը կամ պաշտոնատար անձը, որի գործողությունը բողոքարկվում է, դիմողին ուղարկելով դրա մասին ծանուցում:

66. Աշխատակազմի ստորաբաժանումներում քննարկված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները` աշխատակազմի ղեկավարի մակագրությամբ, վերադարձվում են քարտուղարություն` հասցեատերերին ուղարկելու համար:

Նամակների քննարկման արդյունքների մասին գրավոր կամ, դիմողի համաձայնությամբ, բանավոր տեղեկացվում է դրանց հեղինակներին: Այս նպատակով պատասխանը նախապատրաստվում է 2 օրինակից: Առաջին օրինակը` աշխատակազմի ղեկավարի ստորագրությամբ, ուղարկվում է դիմողին, երկրորդ օրինակը` համապատասխան աշխատողի նշագրով, կցվում է գործին:

67. Ուսումնասիրությունից և վերջնական քննարկումից հետո քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները` իրենց բոլոր նյութերի հետ միասին, վերադարձվում են քարտուղարություն` «Գործին» մակագրությամբ, ստորագրությամբ, ամսաթվի նշումով:

68. Յուրաքանչյուր նամակի համար կազմվում է գործ` բաղկացած առաջարկության, դիմումի ու բողոքի պատճեններից և այլ փաստաթղթերից:

69. Վերահսկողության վերցված նամակների պատասխանները ենթակա են քարտուղարությունում պարտադիր գրանցման:

Այդ դեպքում նամակի վերջին էջի աջ անկյունում դրվում է «Վերահսկողություն» դրոշմոցը:

Պատասխանի պայմանանիշը կազմված է գրանցման պայմանանշանից և այն գործի համարից, որի մեջ կարվում է տվյալ հարցին վերաբերող գրագրությունը:

Պատասխաններն ուղարկվում են աշխատակազմի այն ստորաբաժանումներ, որոնց վրա դրված է տվյալ նամակի նկատմամբ վերահսկողությունը:

Ստորաբաժանման ղեկավարը մարզպետի տեղակալներին կամ աշխատակազմի ղեկավարին գրավոր զեկուցում է արդյունքների մասին, որից հետո փաստաթուղթը սահմանված կարգով հանվում է վերահսկողությունից, և դրա վրա կատարվում է համապատասխան նշում:

70. Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների ու բողոքների նկատմամբ վերահսկողությունն իրականացնում է քարտուղարությունը:

Նամակների ամբողջ շարժը գրանցվում է համակարգչում համապատասխան ծրագրի միջոցով կամ մատյաններում և պահպանվում քարտուղարության տվյալների շտեմարանում:

VII. Փաստաթղթերի պահպանումը

71. Աշխատակազմի արխիվ են հանձնվում նախորդ տարվա մշտական և ժամանակավոր պահպանման ենթակա գործավարության բոլոր փաստաթղթերը:

72. Աշխատակազմի արխիվում փաստաթղթերի պահպանումն իրականացվում է «Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի պահանջներին համապատասխան:

73. Անհրաժեշտության դեպքում աշխատակազմի արխիվից կամ «Արխիվ» շտեմարանից կարելի է օգտվել` գործերը դուրս բերել կամ դրանցից փաստաթղթեր պատճենահանել` միայն աշխատակազմի ղեկավարի, նրա տեղակալի կամ քարտուղարության պետի թույլտվությամբ:

74. Աշխատակազմի արխիվը պահպանության համար փաստաթղթերն ընդունում է ըստ ցանկերի և գործերի պայմանանիշերի:

75. Աշխատակազմի արխիվային գործի մասնագետը (արխիվարիուսը) քարտուղարության գործերի ընդունման համար ստորագրում է ցանկերի բոլոր օրինակների վրա, նշում գործերի ընդունման ամսաթիվը և քանակը:

Ցանկի մեկ օրինակը տրվում է գործերը հանձնողին, մյուսները մնում են աշխատակազմի արխիվում: