«ԳՐԱՆՑՎԱԾ Է»

ՀՀ ԱՐԴԱՐԱԴԱՏՈՒԹՅԱՆ
ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿՈՂՄԻՑ

26 սեպտեմբերի 2003 Թ.

ՊԵՏԱԿԱՆ ԳՐԱՆՑՄԱՆ ԹԻՎ 50903312

ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ

ՎԱՅՈՑ ՁՈՐԻ ՄԱՐԶՊԵՏ

11 սեպտեմբերի 2003 թ. ք. Եղեգնաձոր

N 72-Ն

Ո Ր Ո Շ ՈՒ Մ

ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՎԱՅՈՑ ՁՈՐԻ ՄԱՐԶՊԵՏԱՐԱՆԻ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿԱՐԳԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ

Հայաստանի Հանրապետության կառավարության 2002 թվականի հունիսի 20-ի թիվ 890-Ն որոշման 2-րդ կետին համապատասխան որոշում եմ`

1. Հաստատել և գործողության մեջ դնել Հայաստանի Հանրապետության Վայոց ձորի մարզպետարանի գործավարության կարգը` համաձայն հավելվածի:

2. Սույն որոշումը սահմանված կարգով ներկայացնել Հայաստանի Հանրապետության արդարադատության նախարարություն պետական գրանցման:

ՀՀ Վայոց ձորի մարզպետ

Ս. Սարգսյան

Հավելված ՀՀ Վայոց ձորի մարզպետի 11 սեպտեմբերի 2003 թ. N 72-Ն որոշման

Կ Ա Ր Գ

ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՎԱՅՈՑ ՁՈՐԻ ՄԱՐԶՊԵՏԱՐԱՆԻ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ

I. ԸՆԴՀԱՆՈՒՐ ԴՐՈՒՅԹՆԵՐ

1. Սույն կարգով սահմանված է Հայաստանի Հանրապետության Վայոց ձորի մարզպետարանի գործավարության կարգը:

2. Հայաստանի Հանրապետության Վայոց ձորի մարզպետարանի գործավարության կազմակերպումն իրականացնում է մարզպետարանի աշխատակազմը (այսուհետ` աշխատակազմ):

3. Աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գործավարության կազմակերպման և վարման համար պատասխանատու է ստորաբաժանման ղեկավարը:

4. Գաղտնի գործավարությունն իրականացվում է «Պետական և ծառայողական գաղտնիքի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի և Հայաստանի Հանրապետության կառավարության 1997 թվականի դեկտեմբերի 30-ի N 626 որոշմամբ հաստատված հրահանգի պահանջներին համապատասխան:

II. ՄԱՐԶՊԵՏԱՐԱՆՈՒՄ ՍՏԱՑՎԱԾ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ԸՆԴՈՒՆՈՒՄԸ, ԳՐԱՆՑՈՒՄՆ ՈՒ ՇԱՐԺԸ

5. Աշխատակազմում ստացված ամբողջ պաշտոնական և ոչ պաշտոնական թղթակցությունն ընդունվում և գրանցվում է աշխատակազմի քարտուղարությունում (այսուհետ` քարտուղարություն) ապարատածրագրային միջոցներով, զուգահեռ` նաև մատյանների օգնությամբ, որտեղ արտացոլվում են փաստաթղթերի համառոտ բովանդակությունը, շարժը և կատարման ընթացքը:

Գրանցված փաստաթղթի 1-ին էջի ներքևի աջ անկյունում դրվում է դրոշմակնիք, որի վրա նշվում են մտից գրանցման համարը և ամսաթիվը:

Ստացված փաստաթղթի մտից գրանցման համարը բաղկացած է քարտուղարության դասակարգիչներով թղթակցին տրված պայմանանիշից և նրա հերթական համարից:

6. Քարտուղարությունում բացվում են ստացված բոլոր ծրարները (նաև` էլեկտրոնային), բացի «Անձամբ» մակագրությամբ ծրարներից և անձնական էլեկտրոնային ստորագրությամբ փակված փաստաթղթերի էլեկտրոնային օրինակներից (ֆայլերից):

«Անձամբ» մակագրությամբ ծրարները (կամ ֆայլերը) չեն գրանցվում և փակ վիճակում հանձնվում են հասցեատիրոջը:

7. Քարտուղարության աշխատողները պարտավոր են ծրարը բացելիս ստուգել փաստաթղթերի առկայությունը (ներառյալ հավելվածները), առդիր թերթերի քանակը, փաստաթղթերի համարները համեմատել ծրարի վրա նշվածների հետ:

Փաստաթղթերի կամ ֆայլերի բացակայության կամ վնասված լինելու դեպքում կազմվում է ակտ` 3 օրինակից, որոնցից մեկը մնում է քարտուղարության ընդհանուր բաժնում, երկրորդը կցվում է փաստաթղթին, իսկ երրորդն ուղարկվում է կազմակերպություն, որտեղից ստացվել է ծրարը:

Եթե ծրարում կամ ֆայլում հայտնաբերվում են սխալմամբ դրված փաստաթղթեր, դրանք նոր ծրարներով կամ համակարգչային ցանցով ուղարկվում են ըստ պատկանելության, փաստաթղթերին կցելով այն ծրարը (նաև` էլեկտրոնային), որոնցով դրանք ստացվել են, անհրաժեշտության դեպքում տեղյակ պահելով այն կազմակերպությանը, որտեղից ստացվել է ծրարը:

8. Ծրարները (նաև` էլեկտրոնային), որոնցով ստացվել է թղթակցությունը, պահպանվում և փաստաթղթերին են կցվում այն դեպքում, երբ միայն ծրարի միջոցով կարելի է պարզել ուղարկողի հասցեն կամ, եթե ծրարի վրա փոստային դրոշմակնիքի ամսաթիվը նշանակություն ունի տվյալ նյութի ուղարկման ու ստացման ժամանակը որոշելու համար:

9. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվում են համակարգչային ցանցով (այսուհետ` համակարգչային ցանց), պետք է հաստատված լինեն ուղարկողի կամ համապատասխան պաշտոնատար անձի էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ: Ստացված էլեկտրոնային օրինակն անհրաժեշտության դեպքում վերծանվում է և տեղական լոկալ համակարգչային ցանցով ուղարկվում հասցեատիրոջը:

10. Յուրաքանչյուր փաստաթուղթ պետք է ունենա իր էլեկտրոնային պատճենը ֆայլի ձևով ստեղծված ապարատածրագրային միջոցներով, որն ապահովում է դրա պատրաստող անձը կամ ստորաբաժանումը: Փաստաթղթի կամ դրա էլեկտրոնային պատճենի իսկությունն ապահովում է նույն անձը կամ ստորաբաժանումը, որը հավաստել է փաստաթուղթը համապատասխան ստորագրություններով:

11. Փաստաթղթերի այն էլեկտրոնային օրինակները, որոնք հաստատված չեն էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ, բացի հաստատող և պատրաստող անձանց պաշտոններից ու ազգանուններից, լրացուցիչ պետք է պարունակեն ուղարկող օպերատորի ազգանունը: Բայց այդ դեպքում փաստաթուղթը կունենա միայն պատճենի կարգավիճակ:

12. Այն դեպքում, երբ փաստաթուղթն ունի գաղտնիության աստիճան, անհրաժեշտության դեպքում պետք է վերծանվի հրահանգի համաձայն և հետո հանձնվի հասցեատիրոջը:

13. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվել են թղթի կրիչի վրա, էլեկտրոնային ձևի ապարատածրագրային միջոցների օգնությամբ ենթակա են վերափոխման հետագայում տվյալների շտեմարանում գրանցելու համար:

14. Պետական մարմինների և տեղական ինքնակառավարման մարմինների տեղեկատվական բնույթի փաստաթղթերի կամ դրանց ֆայլերի վրա, եթե դրանք ներկայացնելու անհրաժեշտությունը չի բխում որևէ հանձնարարականի կատարման պահանջներից, դրվում է դրոշմակնիք` նշելով միայն մուտքի ամսաթիվը, որից հետո դրանք ստորագրությամբ հանձնվում են կամ լոկալ ցանցի միջոցով հաղորդվում են աշխատակազմի համապատասխան ստորաբաժանումներին:

15. Իրավական ակտերի նախագծման աշխատակազմում քննարկելու համար աշխատակազմի ղեկավարի կողմից նշանակվում է գլխադասային ստորաբաժանում աշխատակազմի ղեկավարի կողմից սահմանված կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործունեության ոլորտների համապատասխան:

16. Գլխադասային ստորաբաժանման աշխատողը (այսուհետ` աշխատակազմի աշխատող), քարտուղարությունից ստանալով ստորաբաժանում ուղարկված փաստաթուղթը կամ ֆայլը, այն գրանցում է համակարգչում և մատյանում, գլխադասային ստորաբաժանման ղեկավարի մակագրությամբ հանձնում անմիջական կատարողներին` համակարգչում կամ մատյանում արտացոլելով փաստաթղթաշրջանառությունն ստորաբաժանման ներսում: Ստորաբաժանումից ստորաբաժանում վերահասցեագրված փաստաթղթերը հասցեատերերին են հանձնվում քարտուղարության միջոցով աշխատակազմի ղեկավարի կամ նրա տեղակալի համաձայնությամբ:

17. Քարտուղարությունը գործին կցելու համար փաստաթուղթն ընդունում է այն դեպքում, երբ փաստաթղթին կից կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարի կողմից ներկայացված համապատասխան հիմնավորման վրա առկա է աշխատակազմի ղեկավարի կամ նրա տեղակալի «Գործին» մակագրությունը:

18. Աշխատակազմի աշխատողները` պատասխանատու են իրենց մոտ գտնվող փաստաթղթերի պահպանության համար և պարտավոր են խնամքով վերաբերվել դրանց:

Չի թույլատրվում աշխատակազմում ստացված փաստաթղթերի բնագրային տեքստում կամ ֆայլում որևէ նշում կատարել:

19. Արձակուրդ գնալիս, երկարատև գործուղման մեկնելիս կամ այլ պատճառներով բացակայելիս աշխատողը պարտավոր է իր մոտ եղած անավարտ գործերի փաստաթղթերը հանձնել իրեն փոխարինողին կամ անմիջական ղեկավարին:

20. Աշխատակազմում փաստաթղթերի քննարկման համար սահմանվում են հետևյալ ժամկետները`

Աշխատակազմի ստորաբաժանումների, հանրապետական գործադիր մարմինների տարածքային ծառայությունների, մարզային ենթակայության կազմակերպությունների, համայնքների կողմից ներկայացված, մարզպետի լուծումը պահանջող հարցերի վերաբերյալ գրություններին (եթե այլ ժամկետներ չեն նախատեսված) պատասխանելու համար.

- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ չպահանջող հարցեր` մինչև 5 օր,

- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, քննարկումներ պահանջող հարցեր` մինչև 10 օր:

21. Մարզպետի տեղակալի, մարզպետարանի աշխատակազմի ղեկավարի, մարզպետարանի աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումների կողմից ներկայացված մարզպետի որոշումների նախագծերի (եթե այլ ժամկետներ չեն նախատեսված) ձևակերպման համար` լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ չպահանջող որոշումներ` մինչև 7 օր: Լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ պահանջող որոշումների` մինչև 15 օր:

22. Մարզպետի խորհրդակցություններում քննարկված որոշումների ձևակերպման համար (եթե այլ ժամկետներ չեն նախատեսված)

- առանց դիտողությունների ընդունված ակտեր` 1 օր,

- լրամշակման ենթակա ակտեր` մինչև 3 օր,

- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ պահանջող ակտեր` մինչև 15 օր (եթե քննարկումների ժամանակ այլ ժամկետներ չեն սահմանված):

III. ՄԱՐԶՊԵՏԻ ՆԻՍՏԻ ՀԱՄԱՐ ՆՅՈՒԹԵՐԻ ՆԱԽԱՊԱՏՐԱՍՏՈՒՄՆ ՈՒ ՏԵԽՆԻԿԱԿԱՆ ՍՊԱՍԱՐԿՈՒՄԸ

23. Գլխադասային ստորաբաժանումը մարզպետի նիստում քննարկման համար հարցեր, ինչպես նաև իրավական ակտերի նախագծեր նախապատրաստելիս`

ա) հետևում է, որ մարզպետին ներկայացվեն շահագրգիռ կազմակերպությունների հետ համաձայնեցված նախագծեր,

բ) հետևում է, որ նշագրերի, ինչպես նաև տեղեկանքների տակ գրվեն ամսաթվեր, նշագիր տվողի պաշտոնը, անվանատառերը և ազգանունը, իսկ էլեկտրոնային օրինակները հաստատված լինեն էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ:

24. Գլխադասային ստորաբաժանումում յուրաքանչյուր իրավական ակտի նախագծերի համար կազմվում է գործ (օգտագործելով համապատասխան թղթապանակ և դրա էլեկտրոնային ձևը), որի մեջ ժամանակագրական կարգով պետք է զետեղվեն հետևյալ նյութերը`

ա) մարզպետի քննարկմանը ներկայացված նախագիծը (2 օրինակից)` ուղեկցական նամակով, նշագրերով,

բ) նախագծի ընդունման հիմնավորումը,

գ) ներկայացվող հարցի կապակցությամբ լրացուցիչ ֆինանսական միջոցների պահանջի անհրաժեշտությունը,

դ) տվյալ նախագծի ընդունման առնչությամբ այլ իրավական ակտերի ընդունման անհրաժեշտության բացակայության մասին տեղեկանքը,

ե) համաձայնեցման թերթ, որտեղ նշվում են նախագիծը ներկայացնողի անունը, ազգանունը, պաշտոնը, իրավական ակտերի անվանումը, որի հիման վրա ներկայացված է նախագիծը աշխատակազմում նախագծի ստացման ամսաթիվը, ինչպես նաև այն կազմակերպության անվանումը ու պաշտոնատար անձի անունը, ազգանունը, ում հետ համաձայնեցված է այն, և համաձայնեցման արդյունքը: Տարաձայնության առկայության դեպքում համաձայնեցման թերթի վերջին սյունակում նշվում է «Համաձայն չէ, տես տեղեկանքը» և կցվում է տեղեկանքը:

Եթե տվյալ հարցի շուրջը կայացվել է խորհրդակցություն, ապա հարկավոր է նշված թերթի դարձերեսի համապատասխան տողում կատարել նշում դրա մասին:

Համաձայնեցման թերթի հարցերին պատասխանները տրվում են հակիրճ ու հստակ, վերջում համապատասխան ստորագրությամբ:

Մարզպետի նիստի համար բազմացման ենթակա նյութերն ընտրվում է գլխադասային ստորաբաժանման տվյալ հարցը նախապատրաստող աշխատողը` լրացնելով սահմանված ձևի տեղեկանք` համաձայնեցնելով ստորաբաժանման ղեկավարի հետ:

Քարտուղարությունը նշված նյութերը բազմացնում և օրակարգի հետ միասին առաքում է ըստ հաստատված ցուցակի:

25. Գլխադասային ստորաբաժանումն իրավական ակտերի նախագծերը մարզպետի նիստում քննարկման նախապատրաստելիս եռօրյա ժամկետում քննարկում է, ըստ էության ուսումնասիրում ներկայացված նյութերը և անհրաժեշտության դեպքում ներկայացնում վերլուծական ու տեղեկատվական բնույթի եզրակացություններ ու առաջարկություններ, որից հետո իրավական ակտի նախագիծը` կից նյութերի հետ միասին, ներկայացնում է համապատասխան շահագրգիռ կառուցվածքային ստորաբաժանում: Վերջինս քննարկում է նախագիծը և վերադարձնում գլխադասային ստորաբաժանում անհրաժեշտության դեպքում կցելով եզրակացություն:

Սույն կետում սահմանված ժամկետը կարող է երկարաձգվել աշխատակազմի ղեկավարի կամ նրա տեղակալի համաձայնությամբ` գլխադասային ստորաբաժանման ղեկավարի զեկուցագրի հիման վրա:

26. Գլխադասային ստորաբաժանումն անհրաժեշտության դեպքում, ներկայացված առաջարկություններին համապատասխան, լրամշակում է նախագիծը` այն համաձայնեցնելով ներկայացնողի հետ և կից նյութերի հետ միասին ներկայացնում աշխատակազմի իրավաբանական բաժին:

27. Աշխատակազմի իրավաբանական բաժինը 5-օրյա ժամկետում ուսումնասիրում և քննարկում է նախագիծը` անհրաժեշտության դեպքում ներկայացնում եզրակացություններ ու առաջարկություններ:

28. Գլխադասային ստորաբաժանումն ստացված առաջարկությունների հիման վրա լրամշակում է իրավական ակտի նախագիծը, որը գլխադասային ստորաբաժանման ղեկավարի կողմից ներկայացվում է աշխատակազմի ղեկավարի մոտ յուրաքանչյուր շաբաթը մեկ անգամ կազմակերպվող նախանիստերին:

29. Նախանիստերում հավանության արժանացած իրավական ակտերի նախագծերն աշխատակազմի ղեկավարի կողմից զեկուցվում են մարզպետին, նիստի օրակարգում ընդգրկելու համար:

30. Իրավական ակտի նախագիծն օրակարգում ընդգրկվելուց հետո, ինչպես նաև աշխատակազմի ղեկավարի տեղակալի «Ստորագրության» մակագրությունից հետո չի թույլատրվում նախագծում ուղղումներ կատարել:

31. Մարզպետի որոշումների նախագծերը կամ դրանց ֆայլերը աշխատակազմի ղեկավարի տեղակալի «Ստորագրության» մակագրությամբ հանձնվում է քարտուղարություն:

32. Կառուցվածքային ստորաբաժանումներում հրավիրվող խորհրդակցությունների և քննարկումների արդյունքում առաջարկվող փոփոխությունների մասին համապատասխան ստորաբաժանման ղեկավարը զեկուցում է աշխատակազմի ղեկավարին:

33. Գլխադասային ստորաբաժանումը խորհրդակցության արդյունքում լրամշակված նախագիծը համապատասխան արձանագրության հետ միասին, հանձնում է աշխատակազմի ղեկավարին կամ նրա տեղակալին:

34. Մարզպետի «Նիստի» մակագրությունից հետո աշխատակազմի ղեկավարի տեղակալը նախագծերը կից փաստաթղթերով հանձնում է քարտուղարություն:

35. Մարզպետի նիստի սպասարկման աշխատանքը կատարում է քարտուղարությունը:

36. Քարտուղարությունն ապահովում է մարզպետի նիստերի օրակարգերի նախապատրաստումն ու դրանց առաքումը (նաև համակարգչային ցանցի միջոցով):

37. Մարզպետի նիստի արձանագրության հիման վրա լրամշակված նախագիծը տվյալ հարցը զեկուցողն արձանագրության մեջ նշված ժամկետում ներկայացնում է աշխատակազմ:

38. Մարզպետի նիստում քննարկված նախագծում փոփոխություններ կատարելիս` գլխադասային ստորաբաժանման կողմից այն կրկին նշագրման է տրվում աշխատակազմի իրավաբանական բաժին: Լրամշակումից հետո գլխադասային ստորաբաժանումը լրամշակման նախագիծը աշխատակազմի ղեկավարի տեղակալի «Ստորագրության» մակագրությամբ հանձնում է քարտուղարություն:

39. Մարզպետի նիստում սահմանված կարգով, առանց դիտողության ընդունված որոշումները քարտուղարությունից գլխադասային ստորաբաժանում են վերադարձվում վերջնական նշագրումներ ստանալու համար:

40. Մարզպետի նիստի օրակարգում լրացուցիչ ընդգրկված նյութերը նիստից հետո ուղարկվում են գլխադասային ստորաբաժանում սահմանված կարգով համապատասխան նշագրումներ ստանալու համար:

41. Մարզպետի նիստերի արձանագրումն ապահովում է քարտուղարությունը:

Արձանագրությունները կազմվում են օրակարգում նշված հարցերի հաջորդականությամբ: Յուրաքանչյուր հարցի տակ նշվում են զեկուցողի և նիստը վարողի ազգանունները:

Արձանագրության մեջ նշվում է քննարկվող հարցն ընդունվելու, այն քննարկումից հանվելու կամ հետաձգելու, նիստում արված ու հավանության արժանացած առարկությունների և առաջարկությունների, ինչպես նաև նիստը վարողի վերջնական ամփոփիչ որոշման մասին:

42. Արձանագրությունները ճիշտ կազմելու նպատակով մարզպետի նիստերը ձայնագրվում են:

43. Մարզպետի յուրաքանչյուր նիստի արձանագրությունը քարտուղարությունում տրվում է հերթական համար` միասնական համարակալման համաձայն, որը կատարվում է տարեսկզբից մինչև տարեվերջ:

44. Մարզպետի նիստերում քննարկված նախագծերը լրամշակվում են նիստում արված առարկությունների և առաջարկությունների հիման վրա` նիստը վարողի ընդհանրացումներին համապատասխան:

IV. ՄԱՐԶՊԵՏԻ ՈՐՈՇՈՒՄՆԵՐԻ ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄՆ ՈՒ ԱՌԱՔՈՒՄԸ

45. Մարզպետի որոշումների նախագծերը խմբագրվում են քարտուղարությունում:

Որոշումները տպագրվում են համապատասխան ձևաթղթերի վրա:

Քարտուղարությունը ձևաթղթի վրա տպագրված որոշումները հանձնում է աշխատակազմի ղեկավարին մարզպետի ստորագրությանը ներկայացնելու համար:

46. Մարզպետի որոշումներն աշխատակազմում գրանցվում են որոշումների գրանցամատյանում` դրանց տալով հերթական համարներ, նշելով ընդունման ամսաթիվը, ամիսը, տարեթիվը:

Յուրաքանչյուր տարվա համար որոշումների համարակալումներն սկսվում են հունվար ամսվա առաջին նիստի առաջին որոշումից և ավարտվում տվյալ տարվա դեկտեմբերի վերջին որոշումով:

47. Քարտուղարությունը համակարգչային ցանցով փոխանցում է մարզպետի կողմից ստորագրված որոշումները, իսկ եթե չի գործում համակարգչային ցանցը կամ հասցեատերը ընդգրկված չէ դրանում, որոշումներն առաքվում են փոստով` համաձայն հասցեաթերթի:

Որոշման յուրաքանչյուր օրինակ կնքվում է քարտուղարության կնիքով:

48. Քարտուղարության կողմից կազմակերպություններին և աշխատակազմի աշխատողներին որոշումների լրացուցիչ օրինակներ չեն տրվում առանց աշխատակազմի ղեկավարի տեղակալի ցուցումի:

49. Որոշումներում ուղղումներ կատարվում են բացառապես ակնհայտ տեխնիկական վրիպակների դեպքում` աշխատակազմի ղեկավարի կամ նրա տեղակալի գրավոր ցուցումով, և առաքվում ըստ սկզբնական հասցեաթերթերի:

50. Մարզպետի որոշումների գործերը, որոշումների առաքումից հետո քարտուղարության և ընդհանուր բաժնի կողմից մշակվում են և հանձնվում աշխատակազմի արխիվ պահպանության:

51. Մարզպետարանի նիստերի արձանագրությունների բնագրերը պահվում են քարտուղարության ընդհանուր բաժնում և հաջորդ տարվա սկզբին հանձնվում աշխատակազմի արխիվ:

52. Աշխատակազմի աշխատողները մարզպետի, աշխատակազմի ղեկավարի մոտ անցկացվող խորհրդակցությունների արձանագրություններն ստորագրելուց հետո` քաղվածքների ձևով ուղարկում են համապատասխան պետական մարմիններ և կազմակերպություններ: Պատճենները կնքվում են քարտուղարության կնիքով, իսկ էլեկտրոնային օրինակները` էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ:

Նշված արձանագրությունները համարակալվում և պահվում են քարտուղարությունում, իսկ ֆայլերը տվյալների շտեմարանում:

V. ԵԼԻՑ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄԸ

53. Աշխատակազմում ելից փաստաթղթերն ստորագրվում են մարզպետի, աշխատակազմի ղեկավարի, իսկ նրանց բացակայության դեպքում համապատասխան տեղակալների կողմից:

54. Ստորագրության ներկայացվող նամակին կցվում է երկրորդ օրինակը` նախագիծը պատրաստող աշխատողի նշագրով:

55. Նամակների տեքստի տակ, որոնց կցվում են լրացուցիչ նյութեր, նշվում են նյութի անվանումը, ամսաթիվը, համարը և թերթերի թիվը:

56. Այն դեպքում, երբ նամակները ուղարկվում են Հայաստանի Հանրապետության կառավարությունից, նախարարություններից, այլ պետական մարմիններից ու կազմակերպություններից ստացված գրությունների պատասխաններ, հասցեատիրոջ անվան տակ, վերևի ձախ անկյունում նշվում են այդ գրության ամսաթիվը և համարը: Նույն տվյալները պետք է ունենա էլեկտրոնային օրինակը:

57. Հասցեատերերի ստորագրությունները և առաքվող թղթակցության ցանկերը սահմանված կարգով պահվում են քարտուղարությունում:

58. Համակարգչային ցանցով ուղարկման ենթակա համաձայնեցված և հաստատված փաստաթղթերը, որոնց տրված են ելից համարներ, և դրանց էլեկտրոնային պատճենները փոխանցվում են ստորաբաժանում, որը փաստաթղթերն ուղարկում է հասցեատերերին:

59. Եթե հասցեատերն ունի համակարգչային ցանցի էլեկտրոնային փոստի հասցեն փաստաթղթերը` հաստատված էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ (որպես էլեկտրոնային իսկական օրինակ) համակարգչային ցանցով ուղարկվում է հասցեատիրոջը:

60. Փաստաթուղթը ուղարկելուց առաջ դրա էլեկտրոնային օրինակը պետք է գրանցվի ուղարկողի տվյալների շտեմարանում:

61. Եթե հասցեատերը միացված չէ համակարգչային ցանցին և չունի էլեկտրոնային փոստի իր սեփական հասցեն, ապա փաստաթղթի էլեկտրոնային օրինակը` հաստատված էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ, պետք է ուղարկվի մագնիսական սկավառակին գրանցված վիճակում սուրհանդակային կամ այլ ծառայության միջոցով:

62. Քաղաքացիների կողմից ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքներն ստացման օրը գրանցվում են քարտուղարությունում:

63. Աշխատակազմի իրավասու անձի կողմից քաղաքացիների անհատական ընդունելության ժամանակ նրանց գրավոր առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները նույնպես ենթակա են գրանցման` օրենքով սահմանված կարգով:

64. Կոլեկտիվ առաջարկության, դիմումի և բողոքի ստացման դեպքում գրանցվում է ընդգծված ազգանունը, իսկ դրա բացակայության դեպքում` առաջին ազգանունը:

65. Անանուն նամակները գրանցման ենթակա չեն և ոչնչացվում են օրենքով սահմանված կարգով:

Միևնույն անձից միևնույն հարցով քննարկման համար տարբեր հասցեներով ուղարկված և նույն պետական մարմնում ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները հաշվի են առնվում առաջին առաջարկության, դիմումի ու բողոքի գրանցման պայմանանիշով` ավելացնելով հերթական համարը` կոտորակի ձևով:

66. Ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները քարտուղարության պետի կողմից նախնական քննարկումից հետո ներկայացվում են աշխատակազմի ղեկավարին և նրա տեղակալին:

67. Որոշ առաջարկություններ, դիմումներ ու բողոքներ աշխատակազմի ղեկավարի հանձնարարությամբ քարտուղարության կողմից կարող են ուղարկվել այն պետական մարմիններ, հիմնարկներ ու կազմակերպություններ, որոնց անմիջական իրավասությանն է պատկանում տվյալ հարցի լուծումը, կամ որոնց անմիջական ենթակայությամբ է գործում այն կազմակերպությունը կամ պաշտոնատար անձը, որի գործողությունը բողոքարկվում է դիմողին` ուղարկելով դրա մասին ծանուցում:

68. Աշխատակազմի ստորաբաժանումներում քննարկված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները մարզպետի կամ աշխատակազմի ղեկավարի մակագրություններով վերադարձվում են քարտուղարություն` հասցեատերերին ուղարկելու համար:

Նամակների քննարկման արդյունքների մասին գրավոր կամ, դիմողի համաձայնությամբ, բանավոր տեղեկացվում է դրանց հեղինակներին: Այդ նպատակով պատասխանը նախապատրաստվում է 2 օրինակից, և երկուսն էլ հանձնվում է աշխատակազմի համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանում: Առաջին օրինակը` քարտուղարության պետի ստորագրությամբ ուղարկվում է դիմողին, երկրորդ օրինակը` համապատասխան աշխատողի նշագրով, կցվում է գործին:

69. Ուսումնասիրությունից և վերջնական քննարկումից հետո քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները իրենց բոլոր նյութերի հետ միասին, վերադարձվում են քարտուղարություն «Գործին» մակագրությամբ, ստորագրությամբ, ամսաթվի նշումով:

70. Յուրաքանչյուր նամակի համար կազմվում է գործ` բաղկացած առաջարկության, դիմումի ու բողոքի պատճեններից և այլ փաստաթղթերից:

71. Վերահսկողության վերցված նամակների պատասխանները ենթակա են քարտուղարությունում պարտադիր գրանցման:

Այդ դեպքում նամակի վերջին էջի աջ անկյունում դրվում է «Վերահսկողություն» դրոշմոցը:

Պատասխանի պայմանանիշը կազմված է գրանցման պայմանանշանից և այն գործի համարից, որի մեջ կատարվում է տվյալ հարցին վերաբերող գրագրությունը:

Պատասխաններն ուղարկվում են աշխատակազմի այն ստորաբաժանումներ, որոնց վրա դրված է տվյալ նամակի նկատմամբ վերահսկողությունը:

Պատասխաններն ուղարկվում են համապատասխան ստորաբաժանման ղեկավարին` մարզպետին կամ աշխատակազմի ղեկավարին զեկուցելու համար, որից հետո փաստաթուղթը սահմանված կարգով հանվում է վերահսկողությունից և դրա վրա կատարվում է համապատասխան նշում:

72. Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների ու բողոքների նկատմամբ վերահսկողությունն իրականացնում է քարտուղարությունը:

Նամակների ամբողջ շարժը գրանցվում է համակարգչում համապատասխան ծրագրի միջոցով (խափանման դեպքում մատյանների միջոցով) քարտուղարությունում և պահպանվում տվյալների շտեմարանում:

Քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումները և բողոքները քննարկվում են «Քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումները և բողոքները քննարկելու կարգի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքով սահմանված կարգով և ժամկետներում:

VII. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՈՒՄԸ

73. Փաստաթղթերն աշխատակազմի արխիվ են հանձնվում դրանց գործավարության ավարտվելու տարվան հաջորդող 2-րդ տարվա ընթացքում, բացառությամբ 5 տարի և ավելի կարճ ժամկետով պահպանության ենթակա հաշվապահական հաշվառման վերաբերյալ փաստաթղթերի, որոնք, պահպանության ժամկետը լրանալուց հետո, ոչնչացվում են Հայաստանի Հանրապետության օրենսդրությամբ սահմանված կարգով:

Փաստաթղթերի մշակումից հետո «Արխիվ» շտեմարանում ցանցային կենտրոնական համակարգում գրանցվում են նաև ֆայլերը:

(73-րդ կետը խմբ. 22.01.07 N 11-Ն)

74. Աշխատակազմի արխիվում փաստաթղթերի համալրումը, հաշվառումը և պահպանումը իրականացվում են  «Արխիվային գործի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի պահանջներին համապատասխան:

(74-րդ կետը խմբ. 22.01.07 N 11-Ն)

75. Աշխատակազմի արխիվի կամ «Արխիվ» շտեմարանի փաստաթղթերն օգտագործվում են Հայաստանի Հանրապետության արխիվային հավաքածուի՝ պետության սեփականությունը համարվող փաստաթղթերի օգտագործման կարգի պահանջներին համապատասխան:

(75-րդ կետը խմբ. 22.01.07 N 11-Ն)

76. Աշխատակազմի արխիվը պահպանության համար փաստաթղթերն ընդունում է կարգավորված վիճակում՝ ըստ ցուցակների (հինգ օրինակ) և գործերի նիշերի:

(76-րդ կետը խմբ. 22.01.07 N 11-Ն)

77. Աշխատակազմի արխիվային գործի մասնագետը (արխիվագետը) աշխատակազմի ստորաբաժանումների գործերի ընդունման ժամանակ ստուգում է դրանց առկայությունը, ստորագրում է ցուցակների բոլոր օրինակների վրա, նշում գործերի ընդունման ամսաթիվը և քանակը:

Ցուցակի մեկ օրինակը տրվում է գործերը հանձնողին, մյուսները մնում են աշխատակազմի արխիվում:

Հայաստանի Հանրապետության օրենսդրության ժամկետները լրանալուց հետո մշտական պահպանության գործերն աշխատակազմի արխիվից հանձնվում են պետական արխիվ:

(77-րդ կետը խմբ. 22.01.07 N 11-Ն)